Новости межкорпоративного электронного документооборота

Содержание:

Рубрика «Спроси эксперта»
Переход на межкорпоративный ЭДО
В чем проблемы?
Виды документов
Выбор оператора
Программные средства
Новости TerraLink

Предлагаемая Вашему вниманию новостная рассылка была направлена нами на адрес, который был сообщен нам в анкете, форме запроса или иным образом указан как предназначенный для получения новостей.

Если Вы не хотите в дальнейшем получать эту рассылку, отправьте письмо по адресу news@terralink.ru и Ваш адрес будет немедленно исключен из списка рассылки.

If you don't want to receive this subscription in the future or can't read it in Russian – respond to news@terralink.ru to exclude your e-mail address from the list.

Нашли ошибку? Сообщите нам!
Мы будем Вам признательны за все замечания, пожелания, комментарии относительно содержания и оформления нашего новостного издания.

От редакции
Электронный межкорпоративный документооборот:
мифы, реалии и перспективы

Дорогие друзья!

Эпоха межкорпоративного электронного документооборота в России началась 5 марта 2012 года, когда ФНС России издала Приказ № ММВ-7-6/138, утвердивший форматы основных электронных документов: счета-фактуры, накладной ТОРГ12 и акта выполнения работ. Это дало возможность пользователям в полной мере воспользоваться преимуществами электронного документооборота со своими контрагентами, не опасаясь, что это вызовет претензии со стороны налоговых органов.

Первыми пользователями ЭДО стали географически распределенные холдинги, производители товаров народного потребления, фармацевтики, розничные сети. Последние, и в, наибольшей степени, те, которые имели в своем составе западных учредителей, были морально готовы и приветствовали такое нововведение, поскольку уже пользовались западным аналогом подобного сервиса – обменом структурированной информацией по формату EDI. Вопрос о том, почему надо было разрабатывать свой собственный формат передачи, когда имелся EDI, равно как и зачем Николаю Первому надо было делать колею железной дороги, отличающуюся от европейской, следует отнести к категории вопросов о многочисленных загадках русской души!

В соответствии с утвержденным порядком, передача электронных документов должна осуществляться только по каналам надлежащим образом сертифицированных операторов ЭДО. К этому моменту операторы ЭДО подготовились заранее – как технически, так и организационно. Фактически, операторами ЭДО стали все крупные спецоператоры, осуществлявшие передачу налоговой отчетности региональным подразделениям ФНС. Таким образом, они имели подготовленные каналы, обученных сотрудников, методологию работы, понимание рынка, и, что самое главное – клиентуру. Все операторы ЭДО абсолютно логичным образом сделали также и следующий, единственно правильный, шаг – предоставили своим пользователям WEB-интерфейсы как для размещения документов, подлежащих передаче, так и для приема полученных документов. Т.е., все операторы дружно разработали свой аналог WEB-интерфейсов электронной почты.

Однако, очень быстро оказалось, что всего этого явно недостаточно для того, чтобы обеспечить полный переход на ЭДО, и первыми это поняли те заказчики, которые в этом наиболее нуждались – крупные компании, использующие SAP ERP, а вслед за ними – и меньшие по размеру, но тем не менее активно работающие компании, использующие другие финансово-учетные системы, такие, как Галактика, Microsoft Dynamix (Axapta), 1С и др. Проблема заключалась в том, что вся необходимая информация для ЭДО размещалась в учетных системах пользователей, и было необходимо ее оттуда извлекать, а полученные документы следовало специально преобразовывать и как-то загружать в ERP. Получалось, что объем ручного труда пользователей совсем не уменьшался! Не выручало даже и то, что для наиболее активных и продвинутых интеграторов были предоставлены программные средства для включения функций сервиса ЭДО в их программные продукты. В этом случае перед пользователями возникали не менее сложные задачи интеграции совершенно новых и, возможно, не очень отлаженных сервисов в их промышленно работающие производственные системы.

Возрастание спроса на услуги ЭДО выявило и другие проблемы, которые мешали развитию рынка – избыточное количество типов документов, несовершенство законов по электронной подписи, отсутствие взаимодействия между операторами ЭДО, и другие - юридические, методологические, технические и даже психологические. Часть из перечисленных вопросов находится в центре внимания заинтересованной в их решении общественности, по некоторым – даже готовятся изменения в действующем законодательстве.

Мы же предлагаем нашим читателям, а также нашим потенциальным и действующим клиентам, обсудить интересующие их вопросы в области ЭДО со специалистами компании TerraLink, рассмотреть имеющиеся на рынке и предлагаемые нами решения.

В предлагаемом Вашему вниманию выпуске мы отвечаем на поступившие вопросы наших читателей, и с нетерпением ждем новых!

С уважением, Александр Бейдер,
директор по развитию бизнеса ЕСМ, TerraLink

Задать вопрос эксперту

Рубрика подготовлена совместно с журналом «Современные технологии делопроизводства и документооборота». В информационном листе использованы материалы номеров 11 и 12.

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса ЕСМ, TerraLink, отвечает на вопросы читателей журнала.

Темы рубрики:

Оправдан ли подход, когда компания начинает организацию юридически значимого электронного документооборота с внедрения системы электронного документооборота?
Насколько сейчас распространено использование электронных счетов-фактур? И с какими основными проблемами сталкиваются компании в работе с ними?

Прислать свои вопросы эксперту Вы можете через электронную форму, а также в редакцию журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота».

Оправдан ли подход, когда компания начинает организацию юридически значимого электронного документооборота с внедрения системы электронного документооборота?

Как я предполагаю из Вашего вопроса, под юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗД) Вы понимаете межкорпоративный, т.е. внешний, по отношению к Вашей компании, документооборот.

Вопрос о приоритетности внедрения внутрикорпоративного документооборота перед межкорпоративным, с нашей точки зрения, не является существенным. Приоритеты внедрения тех или иных ИТ-решений должны вытекать не из технических вопросов, но из долгосрочной ИТ-стратегии компании.

Разумнее, с нашей точки зрения, поставить вопрос по-другому, а именно, получит ли Ваша компания какие-либо дополнительные выгоды, если к моменту внедрения ЮЗД в компании уже будет работать документооборот внутрикорпоративный. Тут, твердо, с уверенностью, можно дать позитивный ответ, основываясь на следующем:

Организационные преимущества. Если в компании был внедрен и промышленно работает документооборот, то это означает определенный уровень зрелости Вашей компании. Также это означает, в частности, наличие опыта реализации сложных, долговременных проектов. Следовательно, и внедрение ЮЗД будет заведомо более успешным
Технические преимущества. Внутрикорпоративный документооборот предполагает, по крайней мере, наличие корпоративного репозитория для хранения контента, т.е. документов, являющихся предметом автоматизации. (Иногда такой репозиторий не совсем точно называют электронным архивом, каковым он не является, поскольку не обеспечивает гарантии неизменности хранимого контента. В технически наиболее развитых системах, например, производства компании OpenText, имеются готовые к использованию интегрированные средства и для архивного, и для оперативного хранения контента.) В любом случае, наличие репозитория существенно упрощает задачу внедрения ЮЗД, поскольку возможности для долговременного хранения бизнес-документов в Вашей системе уже имеются

Еще одно техническое решение корпоративного уровня, которое может быть внедрено в компании благодаря реализации внутреннего документооборота и быть востребовано затем при переходе к ЮЗД – это электронная подпись (ЭП). Тут тоже может быть получен определенный эффект, поскольку в первом случае ЭП внедряется на относительно большом, а ЮЗД, наоборот, на ограниченном количестве рабочих мест. Однако в нашей практике имелись и обратные примеры, когда внедрение ЮЗД простимулировало одного нашего заказчика начать применять ЭП для подписания важных документов во внутренней системе документооборота.

Таким образом, строго говоря, обязательного наличия системы документооборота к моменту внедрения ЮЗД, не требуется. Более того, внедрение ЮЗД можно начинать вообще не имея корпоративной системы документооборота. Однако, очевидно, что предварительные требования для внедрения ЮЗД все-таки имеются, и это необходимо озвучить явно.

Мы полагаем, что значительно более важно иметь промышленно работающую финансово-учетную систему, в которой реализованы средства интеграции с сервисами операторов ЮЗД. В противном случае, такие интеграционные задачи Вам будет необходимо решать на проекте. Трудоемкость такой интеграции может быть достаточно высока, поэтому наилучшим подходом будет использование готового промышленного решения, интегрирующего сервисы операторов ЮЗД в финансово-учетную систему. Для системы 1С такое интеграционное решение входит в комплект поставки, а также, независимо, может быть предоставлено оператором. Для SAP ERP примером такого решения может быть продукт TerraLink Extended Document Exchange (TerraLink xDE) for SAP ERP.

Насколько сейчас распространено использование электронных счетов-фактур? И с какими основными проблемами сталкиваются компании в работе с ними?

Похоже, что сейчас в нашей области сложно найти более обсуждаемую и актуальную тему, чем обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Сегодня это осознанная потребность всех российских компаний, стремящихся минимизировать свои издержки на введение межкорпоративного документооборота.

При этом необходимо отметить, что автоматизация обмена только ЭСФ не решает задачу в комплексе. Необходимо еще автоматизировать и отправку всего комплекта отгрузочных документов, включая накладную и акт приемки. Кроме того, в зависимости от отраслевой специфики компании, бывает необходимо одновременно обеспечить передачу и других важных документов, например, сертификата на продукцию, железнодорожной накладной, акта сверки и др. Очень часто требуется обеспечить, к тому же, пересылку дополнительной информации, такой как тип документа, дата, номер заказа, номер договора, идентификатор контрагента и много другое.

Поэтому более правильно говорить не просто об обмене ЭСФ, но об обмене первичными юридически значимыми финансовыми документами, т.е. о межкорпоративном юридически значимом документообороте (ЮЗД), иногда его называют еще проще, но менее точно: ЭДО, электронный документооборот.

Основные сложности при внедрении технологии ЮЗД состоят в том, что, в целом, эта проектная практика еще очень молодая, и первые промышленные внедрения только сейчас переходят в фазу промышленной эксплуатации. Для многих заказчиков сложность такого проекта оказалась неожиданностью, поскольку они ожидали, что такой проект будет простым и быстрым, рассматривая, как аналог, проект по внедрению системы представления отчетности в ФНС, благо, оператор, как правило, тот же. Эта иллюзия поддерживается наличием у сервисов большинства операторов WEB-интерфейса, который позволяет подготавливать, загружать и получать структурированные документы установленного формата с любого рабочего места. Казалось бы, чего проще. Однако серьезные вопросы начинают возникать, когда оказывается, что ручной ввод и последующее преобразование данных в утвержденные форматы ЭСФ и других структурированных документов нереалистичны, во-первых, из-за объемов данных, во-вторых, потому, что все данные находятся в ERP-системе и их необходимо оттуда извлечь, а при приеме ЭСФ — загрузить.

Как правило, заказчики сталкиваются с целым рядом проблем, которые можно, с определенной степенью условности, сгруппировать следующим образом:

Законодательные, т.е. связанные с несовершенством законодательства, регулирующего указанный вид деятельности, ограниченную судебную практику, необходимость доработок закона об электронной подписи, и др.
Методологические, в том числе связанные с отсутствием одобренного ФНС способа решения реальных производственных задач. Много вопросов вызывает реализация агентских схем, когда грузополучатель и плательщик являются различными юридическими лицами, и необходимы изменения в учетной политике компании в результате внедрения ЭДО
Технические, т.е. связанные с вопросами реализации системы ЭДО в корпоративной информационной среде конкретного заказчика
Психологические, что особенно понятно и не нуждается в отдельных пояснениях, однако, увы, эти проблемы слишком часто имеют решающее влияние на принятие решения о переходе к ЮЗД и на ход проекта в целом

Анализируя имеющийся у нас опыт первых проектов, можно отметить несколько реальных проблем, с которыми нам и нашим заказчикам пришлось сталкиваться в ходе их реализации, и отнюдь не все их них имели быстрое и простое решение.

1. Традиции и привычки. Бухгалтерия часто готовит бумажные документы задним числом. При переходе на ЮЗД это становится невозможным. Например, при работе по сервисным контрактам счета-фактуры следует выставлять в конце отчетного периода. Чтобы справиться с этой проблемой, система должна обеспечить возможность отправки, может быть, несколько сотен тысяч пакетов документов за один календарный день. Чтобы обеспечить такую производительность, нам пришлось решить сложные архитектурные проблемы и решить многие организационные вопросы с операторами ЮЗД.

2. Работа в агентской схеме. Существующее регулирование работы с ЭСФ не предусматривает возможность различия плательщика и получателя товара. Чтобы решить эту проблему, нам пришлось провести углубленное исследование вопроса с бизнес-заказчиками из бухгалтерии, доработать наше исходное решение, и решить много вопросов с поддержкой этой схемы со стороны операторов ЮЗД.

3. Интеграция в существующую учетную систему. К моменту внедрения ЮЗД у компании может быть автоматизирован ряд важных бизнес-процессов, например, подготовки счетов-фактур, а также иметься другие собственные разработки. Поэтому внедрение любого готового решения в области ЮЗД без учета текущего состояния учетной системы может не принести желаемого экономического эффекта. Кроме того, внедрение любого нового решения должно выполняться таким образом, чтобы не нарушать лицензионных соглашений заказчика с поставщиком учетной системы и не лишать заказчика возможности получать обновления и техническую поддержку. Чтобы избавить заказчика от подобных рисков, нам пришлось очень плотно поработать со службой эксплуатации и развития учетной системы.

4. Использование корпоративного электронного архива. Создание и обеспечение последующего ведения архива всех бизнес- и служебных документов, относящихся к ЮЗД, является неотъемлемой частью проекта внедрения. Следовательно, если корпоративный архив к моменту внедрения ЮЗД в компании отсутствует, то перед компанией будет стоять задача его создания. Некоторые заказчики пытаются решить эту проблему, перепоручая ведение архива оператору ЮЗД, однако это приводит к существенным задержкам при доступе к ним, а также к другим неудобствам. Мы решали эту задачу разными способами, в зависимости от потребностей заказчика, включая интеграцию в существующие корпоративные архивы, создание нового корпоративного архива, и др.

5. Поддержка работы нескольких операторов. В настоящее время компания может обмениваться ЮЗД, в большинстве случаев, только если и компания и ее контрагенты пользуются услугами единого оператора. Хотя первое соглашение о сотрудничестве между операторами уже состоялись, оно не охватывают всего рынка услуг межкорпоративного обмена. Поэтому, для того, чтобы обеспечить промышленный режим работы по обмену ЮЗД, компания должна предусматривать работу с более чем одним оператором, что приводит к существенному возрастанию сложности проекта внедрения из-за несовместимости программных интерфейсов сервисов у операторов. Также возникает задача формирования бизнес-правил для автоматического выбора оператора для отправки документа, поскольку необходимо обеспечить промышленную производительность и исключить влияние человеческого фактора. Эта задача решена нами системно, в рамках типового интеграционного решения.

Возможно, сказанное выше может напугать кого-то из потенциальных пользователей ЮЗД, а иные, более опытные и критически мыслящие товарищи, может быть и скажут, что перечисленное - это вовсе не проблемы, а нормальные проектные задачи. Я лично разделяю именно этот взгляд на жизнь. Я полагаю, что почти любая проблема, естественно, исключая проблемы, связанные с законодательством, может быть успешно решена на проекте внедрения при активной совместной работе бизнес-пользователей, сотрудников службы эксплуатации ERP-системы и дирекции ИТ. Также настоятельно рекомендую не изобретать велосипед заново, а использовать готовые, уже имеющиеся на рынке, промышленные решения. Так, для SAP ERP, примером такого решения может быть продукт TerraLink Extended Document Exchange (TerraLink xDE) for SAP ERP.

Дискуссия: Переход на межкорпоративный ЭДО

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса ЕСМ — TerraLink, приглашен в качестве ведущего цикла дискуссий «Переход на межкорпоративный ЭДО» на портале Global CIO. Предлагаем Вашему вниманию материалы публикаций цикла.

Часть 1. ЭДО: в чем проблемы
Часть 2. Виды документов.
Часть 3. Выбор оператора.
Часть 4. ЭДО: Программные средства.

Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 1. ЭДО: в чем проблемы

После принятия ФНС № ММВ-7-6/138, ситуация с межкорпоративным электронным документооборотом изменилась принципиально: все больше компаний переходят на обмен юридически значимыми документами (ЮЗД), в частности, счетами-фактурами в электронной форме.

Переход на такой обмен выглядит как потенциально очень выгодный проект. Однако в методике его расчета гораздо больше подводных камней, чем кажется на первый взгляд. Основная выгода здесь вовсе не в экономии затрат ручного труда, а в повышении качества, достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета, в минимизации рисков при общении с регулирующими органами. Оценить эти выгоды в деньгах сложно.

Может показаться, что проект такой будет простым и быстрым. Есть заказчики, которые представляют его себе как аналог проекта по внедрению системы представления отчетности в ФНС, благо, оператор тот же. Эта иллюзия поддерживается наличием у сервисов большинства операторов WEB-интерфейса, который позволяет подготавливать, загружать и получать структурированные документы установленного формата с любого рабочего места. Казалось бы, чего проще. Однако серьезные вопросы начинают возникать, когда оказывается, что ручной ввод и последующее преобразование данных в утвержденные форматы электронных счетов-фактур (ЭСФ) нереалистичны, во-первых, из-за объемов данных, во-вторых, потому что все данные находятся в ERP-системе и их необходимо оттуда извлечь, а при приеме ЭСФ — загрузить.

Пример: вопрос одного из наших потенциальных клиентов. «Не понятна суть проблемы. Система должна обеспечивать обмен структурированными электронными юридически значимыми XML-документами с ЭП. Все задачи интеграции и взаимодействия сводятся к импорту и экспорту валидных XML-документов». Увы, это не совсем так. Необходимо также обеспечить накопление архива всех бизнес- и технологических документов, обеспечить бизнес-процессы согласования выставления/принятия документов к учету, а также реализовать защиту от ошибок и множество сервисных функций, без чего вся система будет не более полезна, чем учебный проект студента-программиста старшего курса.

Основные запросы на внедрение систем ЭДО к нам поступают от сетевых предприятий розничной торговли, металлургических холдингов, предприятий пищевой промышленности и товаров повседневного спроса (FMCG), телекоммуникационных компаний, плюс предприятия-монополисты, например, из сферы ЖКХ, которые обслуживают огромное количество клиентов — юр.лиц.

Проблемы при переходе на ЭДО есть, их можно разделить на несколько групп:

Законодательные, т.е. связанные с несовершенством законодательства, регулирующего указанный вид деятельности, ограниченную судебную практику, необходимость доработок закона об электронной подписи, и др.
Методологические, в том числе связанные с отсутствием одобренного ФНС способа решения реальных производственных задач. Много вопросов вызывает реализация агентских схем, когда грузополучатель и плательщик являются различными юридическими лицами, и необходимы изменения в учетной политике компании в результате внедрения ЭДО
Технические, т.е. связанные с вопросами реализации системы ЭДО в корпоративной информационной среде конкретного заказчика
Психологические, что особенно понятно и не нуждается в отдельных пояснениях

Мне ближе технические проблемы, поскольку на решение проблем более высокого уровня мы в своих проектах по внедрению ЭДО, как правило, повлиять не можем. Из технических наиболее существенны две:

Взаимодействие системы ЭДО с корпоративной финансово-учетной системой
Организация электронного архива документов процесса обмена

Интеграция с ERP-системой. Поскольку компания TerraLink профессионально работает только с SAP ERP, то я могу поделиться нашим опытом именно в этой области. В последних локализациях SAP ERP имеются базовые возможности для организации ЭДО, однако они обеспечивают только работу со структурированными документами и предполагают, что компания работает строго в стандартной SAP-системе.

Понимая, что задача стоит на самом деле гораздо шире, чем просто обмен структурированными документами, и принимая во внимание, что уровень адаптации функционала (кастомизации) при внедрении SAP ERP обычно составляет не менее 30% объема проекта, можно оценить проблему встраивания функционала ЭДО в действующую промышленную ERP-систему заказчика.

Заказчик, в первую очередь, должен быть уверен в том, что работоспособность всех его наработок сохранится полностью, во-вторых, что внедрение нового функционала не лишит его возможности получать техническую поддержку SAP и устанавливать новые версии. Поэтому интеграция должна быть максимально гибкой и максимально стандартной одновременно.

Организация электронного архива. Накопление всех технологических, или, как говорят еще, статусных документов оператора в процессе обмена ЮЗД — внешнее по отношению к заказчику требование. Оно является условием легитимности внедряемой системы, а накопление бизнес-документов важно самому заказчику для обеспечения последующих контроля, аудита, предоставления документов для решения споров в судах и/или по требованию ФНС, и т.д.

Здесь мы выходим на общую проблему обработки бизнес-контента в среде SAP ERP. Среда хранения должна гарантировать неизменность контента, возможность его поиска, выгрузки и печати по запросу, а, с учетом лучших практик в этой области, необходимо также предусмотреть организацию логической связки между бизнес-объектом SAP ERP и порожденным им/обосновывающим его объектом контента. С точки зрения заказчика, логично попытаться использовать для этого существующую в компании систему документооборота, а с точки зрения технологии — лучшим решением будет то, которое обеспечивает промышленный режим хранения архивированного контента и минимальные затраты по организации и поддержке его связи с SAP ERP.

Наиболее опытные и мыслящие системно заказчики понимают важность (цитирую В.А.Урьяса почти дословно) внедрения промышленного электронного архива как необходимого условия для перехода на безбумажную бухгалтерию и электронный юридически значимый документооборот, как внутри-, так и межкорпоративный.

Возникают и требования, которые предъявляют решения по обмену ЮЗД к применению электронной подписи, однако это слишком большая тема и, возможно, она заслуживает отдельного рассмотрения.

Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 2. Виды документов

Не стоит забывать, что ЭСФ — только первый шаг большого полезного путешествия. Компания TerraLink имеет несколько проектов по внедрению ЭДО на основе продукта TerraLink xDE, в разных стадиях исполнения — от анализа требований до завершения опытно-промышленной эксплуатации. Ни на одном из этих проектов заказчики не ограничивались обработкой ЭСФ даже на стадии пилота. И это понятно, потому что, несмотря на прикованное к счетам-фактурам всеобщее внимание, автоматизация обработки только одного этого документа задач заказчика в области обмена ЮЗД не решает. Выбор масштаба применения решения на этапе пилота, как правило, происходит не в функциональных, а в организационных рамках. Например, заказчик принимает решение запустить обработку всех необходимых ему документов в рамках управляющей компании холдинга и в одном их наиболее крупных активов, а затем расширить сферу применения путем подключения других активов холдинга.

В одном из проектов, уже на стадии пилота, нами была автоматизирована обработка следующих видов документов:

ВИД ДОКУМЕНТА ФОРМА и ФОРМАТ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
Договор (спецификация, приложения, доп. соглашения, заказ) По форме Компании/Контрагента, PDF
Акты по форме КС-2 Унифицированная форма КС-3, PDF
Акты по форме КС-3 Унифицированная форма КС-3, PDF
Акт приемки-сдачи работ/услуг В формате МинФина: XML, в соответствии с требованиями ФНС
Счет По форме Компании, PDF
Счет-фактура В формате МинФина: XML, в соответствии с требованиями ФНС
Товарная накладная В формате МинФина; XML — требования ФНС
Товарно-транспортная накладная Типовая форма N 1-T, PDF
Акт сверки взаимных расчетов По форме Компании, PDF
Акт зачета взаимных требований По форме Компании, PDF
Официальные письма и уведомления По форме Компании, PDF

Для некоторых отраслей, например, пищевой, автомобильной, торговли ликеро-водочными изделиями, набор обрабатываемых видов ЮЗД может быть гораздо шире.

Дальнейшее развитие решения может происходить в следующих направлениях:

Углубление бизнес-логики обработки полученных электронных документов в направлении автоматизации их анализа, сверки, контроля, и т.д.
Расширение сферы интеграции ЭДО с другими бизнес-приложениями и решениями компании, например, интеграция в задачи обработки входящих счетов поставщиков, интеграции в корпоративный архив или построение корпоративного архива на основе архива решения, и т.д.

Очень перспективным является направление применения решения для задачи согласования договоров. Например, после прохождения круга согласования проекта договора в компании, в рамках исполнения специального этапа, договор может быть направлен контрагенту автоматически через механизм ЭДО. Согласованный и подписанный с помощью ЭП договор в электронной форме имеет такую же юридическую силу, как бумажный договор с синими печатями. Здесь мы можем видеть колоссальный эффект за счет практически полного исключения бумаги и радикального сокращения сроков контрактации.

Общепризнанным способом оптимизации организационной структуры компании является выделение единых/общих центров финансового обслуживания, и это решение по обмену ЮЗД идеально подходит для применения в рамках ЕЦО.

Бывают ситуации, когда отдельные крупные заказчики требуют представления информации, которая не предусмотрена в стандартном формате ЭСФ. Эти проблемы могут быть решены в рамках проекта внедрения.

Например, дополнительная информация может передаваться как отдельный структурированный документ. Поскольку таких заказчиков немного, то и количество типов таких дополнительных документов будет ограничено. Более перспективен подход совместного использования технологий ЭДО и обмена данными в стандартах EDI, что очень распространено на западе, но у нас пока еще не нашло надлежащего применения.

Законодательство в области обмена ЮЗД и технологии ЭДО просто обязаны развиваться параллельно и координированно. Например, мы ожидаем от операторов ЭДО включение сервисов обмена с контролирующими органами и с контрагентами в единый пакет, с предоставлением соответствующего API, что позволит существенно сократить административные расходы на поддержку решений за счет объединения всех необходимых заказчику функций обмена документами в едином, интегрированном с SAP ERP решении.

Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 3. Выбор оператора.

Выбрать оператора не проблема, проблема — выбрать хорошего. Для того, чтобы сервис оператора ЭДО мог быть интегрирован с корпоративной ERP-системой, он должен обладать, по крайней мере двумя обязательными свойствами:

1.Сервис должен содержать функционально развитый программный интерфейс.
2.Сервис должен обеспечивать обработку промышленных объемов данных для всех без исключения своих пользователей.

Если сервис не предоставляет программный интерфейс (API), или этот интерфейс функционально беден, то интегрировать его в корпоративную систему и решать все возникающие в реальной жизни задачи не получится никакими силами.

Если сервис имеет низкую производительность, или эта производительность падает в процессе работы по приему/передаче ЮЗД, или, того хуже, зависит от количества подключенных абонентов, то понятно, что это не тот сервис, с помощью которого можно передавать промышленные объемы документов.

Другая проблема состоит в том, что в настоящее время роуминг между операторами ЭДО еще не налажен, даже между некоторыми (лучшими) из них. Это означает, что и каждое предприятие и все его контрагенты поголовно, должны пользоваться сервисом одного и того же оператора, что, несомненно, ограничивает предприятия в принятии решения о переходе на ЭДО. Понятно, что операторы активно используют эту ситуацию для захвата своей доли рынка, но также и понятно, что серьезное развитие в рамках такой модели рыночного поведения быть не может — ни для самих операторов, ни для их абонентов.

Еще более тупиковая ситуация создается, когда какой-либо монополист выбирает себе «придворного», называя вещи своими именами, аффилированного оператора, который, пользуясь своим исключительным положением, отказывается организовывать роуминг со своими коллегами или не имеет/не предоставляет API и/или монополизирует также и интеграционные работы. В этом случае рынок и развитие наших технологий страдают особенно сильно.

Наиболее осторожные и предусмотрительные пользователи минимизируют подобные риски за счет того, что требуют от интеграторов обеспечения одновременной работы с несколькими операторами одновременно. То есть, от интеграционного модуля требуется не просто иметь версию А для работы с оператором А, и далее, версии для работы с каждым из операторов, но иметь возможность работы с принципиально неограниченным количеством операторов в рамках единой версии.

Переход на межкорпоративный ЭДО. Часть 4. Программные средства.

Наличие WEB-интерфейса у сервиса оператора ЭДО еще далеко не достаточно для реализации промышленного обмена электронными документами. Это связано с тем, что вся информация хранится в ERP-системе и ручной перенос данных из нее в WEB-интерфейс нереалистичен из-за их объема. Построение решения, обеспечивающего интеграцию сервиса операторов ЭДО в учетную систему, каждый поставщик ERP выполняет по-своему, исходя из своих корпоративных стандартов и политик. Однако заказчикам, для выбора работающего варианта, также необходимо внимательно проанализировать свои потребности и наличие предложений на рынке от различных поставщиков и интеграторов.

Стандартизированные интеграционные решения в настоящее время имеются в двух наиболее распространенных в России финансово-учетных системах: SAP ERP и 1C. Для большинства российских предприятий появление этих решений является огромным стимулом для перехода на ЭДО, однако, каждое из этих решений имеет свои ограничения.

Решение от SAP выпущено в рамках локализационного пакета и поставляется бесплатно. Оно полностью работоспособно в рамках стандартной инсталляции SAP ERP и обеспечивает обмен структурированными документами, такими, как счет-фактура, акт, Торг12. Немаловажно и привлекательно, что предусматривается обратная совместимость решения с рядом более младших, по сравнению с текущей, версий. Огромным удобством для пользователей является возможность коллективной отправки документов. Не обижены и разработчики: для интеграции с сервисами операторов предусмотрены т.н. пользовательские выходы — точки, в которых разработчики могут подключить необходимую функциональность (BADI).

Поскольку политика и традиции для такой компании, как SAP AG — вещи святые и незыблемые, постольку, увы, накопление бизнес-документов, собственно являющихся предметом обмена, производится в таблицах системы. Ввиду всего сказанного выше, остаются открытыми такие вопросы как наполнение промышленного корпоративного электронного архива документами, работа с неструктурированными документами, и собственно предоставление интеграционного модуля для взаимодействия с оператором (операторами), включая электронное подписание. Таким образом, при наличии более широкого круга потребностей со стороны заказчика, например, для интеграции с его существующими приложениями, да и просто для запуска решения в эксплуатацию, привлечение интегратора или собственных служб разработки является необходимым.

Наиболее законченным и готовым к эксплуатации решением выглядит решение для 1С, поскольку оно фактически встроено в последнюю версию системы, и не требует дополнительных усилий для запуска в эксплуатацию. Однако и оно не без недостатков: вопросы архивирования и работы с неструктурированными документами также не решены. Имеются жалобы по поводу сложности установки и обновления интеграционного решения, кроме того, отсутствует возможность массовой отправки документов.

Но даже такие, в какой-то степени функционально ограниченные, решения являются недостижимой мечтой для пользователей Oracle EBS и MS Axapta: для этих систем подобного рода решения отсутствуют, и, похоже, что их инициативная разработка, ввиду значительно более скромной доли их рынка, может оказаться экономически нецелесообразной.

Поэтому понятно, что основные усилия независимых интеграторов, в основном, прикладываются в следующих направлениях:

Разработка решений, комплиментарных к существующим стандартным решениям
Разработка комплексных промышленных решений

Что касается первого пути, то он наиболее технически прост и понятен. Таких предложений на рынке, по крайней мере, для SAP ERP, уже достаточно много, но, по определению, они не могут расширить ограничения стандартного решения в части работы с архивом, поддержки нескольких операторов, работы с неструктурированными документами.

Работа по второму пути требует некоторой отваги от разработчиков, главным образом потому, что такие решения, несмотря на их востребованность у крупных клиентов и в сложных кастомизированных инсталляциях, вынуждены конкурировать с более простым, но бесплатным стандартным решением. Однако, по видимому, этот путь является единственно возможным для организаций, которые вынуждены работать с несколькими операторами ЭДО одновременно и отправлять/получать несколько сотен тысяч электронных документов за день в пиковые периоды.

Нельзя забывать также и о том, что мы живем в глобальном и многополярном мире, поэтому решение, в принципе, должно иметь возможность поддержки нескольких законодательств, не только российского, в области ЭДО. При этом российская функциональность не должна экспонироваться, скажем, в Казахстане, и наоборот.

Весьма болезненным для крупных компаний вопросом является отсутствие единой централизованной учетной системы, когда различные, важные для ЭДО документы, подготавливаются в различных системах, причем SAP ERP и 1С — это еще только малый джентельменский набор. Поэтому корпоративное интегрированное решение должно уметь, вообще говоря, работать с несколькими учетными системами, но, похоже, эта возможность даже не вопрос завтрашнего дня.

Из существующих на рынке комплексных промышленных решений для SAP ERP следует отметить два: TerraLink Extended Document Exchange for SAP и DFS B2B Solution компании Docflow Best Practice. Оба решения имеют по нескольку промышленных внедрений и поддерживают работу с более чем одним оператором ЭДО. При всей своей, что неизбежно, функциональной схожести на верхнем уровне, упомянутые решения, тем не менее, существенно различаются по архитектуре, функциональному наполнению, предлагаемой разработчиками стратегии внедрения, и, что самое главное, цене. Такие различия выгодны, в первую очередь, для пользователей, поскольку они смогут выбрать то решение, которое в максимальной степени отвечает их функциональным требованиям, корпоративным политикам, практике проектного управления и бюджету.

Подводя итог, давайте попробуем сформулировать требования, которые имеет смысл предъявлять к интеграционному решению для обмена ЮЗД с использованием корпоративных учетных систем.

Производительность
Обработка в пиковые периоды не менее 500 000 электронных док/день
Универсальность
Отсутствие привязки к поставщику тех или иных технологий, например, управления архивами
Отсутствие препятствий к развитию учетной системы
Гибкость
Возможность работы с ERP разных производителей
Интеграция в действующие приложения SAP ERP и других ERP заказчика
Поддержка изменений: форматов структурированных документов, учетной политики, практики применения электронной подписи
Поддержка изменений версий SAP ER
Полная поддержка стандартной конфигурации SAP ERP, актуальных локализаций
Ориентация только на промышленные и перспективные технологии разработки приложений
Гарантии
Обеспечение поставщиком всего жизненного цикла решения от внедрения до эксплуатации, в т.ч., техническая поддержка в режиме 24 * 7 * 365
Возможность развития решения заказчиком
Доступность специалистов по используемой технологии разработки
Информационная безопасность
Отсутствие закладок, скрытых функций и т.д.
Соответствие законодательству в области ЭП

Приглашаем Вас присоединиться к дискуссии на Global CIO



Новости TerraLink

Управление корпоративным контентом c SAP Content Management for MS Sharepoint

17 апреля прошел совместный вебинар SAP и TerraLink «Управление корпоративным контентом c SAP Content Management for MS Sharepoint». Ведущим вебинара выступил Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM, TerraLink.

В рамках вебинара участники узнали, как SAP Content Management for Microsoft Sharepoint by Open Text позволяет решать следующие задачи:

управление бизнес-контентом для SAP ERP через самый общедоступный и популярный пользовательский интерфейс Microsoft SharePoint
объединение всех корпоративных источников контента в рамках единой, понятной и полной стратегии Управления корпоративной информацией
полное соответствие требованиям регуляторов рынка и требованиям к электронным архивам
организация доступа к технологически неоднородным и географически удаленным хранилищам корпоративного контента
обеспечение снижения эксплуатационных расходов и затрат на хранение информации
повышение продуктивности работы пользователей

С полной версией вебинара можно ознакомиться на сайте: http://www.youtube.com/watch?v=wTe8LAZZlZA&feature=youtu.be

Компания TerraLink благодарит всех участников вебинара!

ВЕСЕННЯЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ ПО ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Компания TerraLink приняла участие в Международной весенней конференции по оптимизации бизнес-процессов, организатором которой выступила компания СФЕРА (КОРУС Консалтинг СНГ) совместно с европейской компанией COMARCH S.A., а также ОАО "Сбербанк России". Мероприятие прошло 24-25 апреля в Санкт-Петербурге.

В рамках конференции обсуждались вопросы по оптимизации бизнес процессов и повышению эффективности взаимодействия контрагентов. К участию в мероприятии были приглашены лучшие специалисты из России и Европы, а также ключевые российские и международные компании, производители товаров народного потребления, представители федеральных и региональных торговых сетей, аудиторской палаты Санкт-Петербурга, независимой ассоциации Юнискан ГС1 Рус, представители торговой сети Теско и Федеральной Налоговой Службы.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании TerraLink выступил с докладом «TerraLink xDE: юридически значимый электронный документооборот для пользователей SAP ERP. Методика и практика интеграции SAP». Презентация вызвала оживленную дискуссию, которая продолжилась после завершения сессии докладов. На конференции рассматривались также такие темы как перспективы развития рынка ЮЗД/ЭДО в РФ, европейский опыт электронного обмена документами. Кроме того, ряд закзачиков поделились информацией об уже внедренных проектах, их особенностях, сложностях и путях решения. Также в рамках мероприятия были проведены круглые столы по IT, праву, методологии, бухгалтерскому учету и финансовому планированию.

Таким образом, участники конференции смогли сформировать полное представление о практике использования технологий, а так же о тенденциях их развития и распространения в России.

Facebook Twitter Linkedin Youtube © подбор информации, редактирование,
оформление: TerraLink, 2014