Управление закупками и взаимодействие с поставщиками

Сделать закупки более эффективными и менее дорогостоящими поможет решение на платформе SAP Ariba.

SAP Ariba – это облачная платформа для оптимизации закупок и взаимодействия с поставщиками через бизнес-сеть Ariba Network, объединяющая более 2 000 000 компаний. Решение состоит из нескольких модулей, представляющих богатые функциональные возможности для проведения закупочных процедур, выбора поставщика на основе анализа множества критериев, управления взаимоотношениями с поставщиками и отслеживания KPI, управления договорами и контроля оплаты, проведения закупок на основе каталогов и анализа эффективности закупок.

Модули платформы SAP Ariba

  • Анализ затрат
  • Проведение закупочных процедур и выбор поставщика
  • Управление поставщиками
  • Управление контрактами
  • От закупки до оплаты

Бизнес-выгоды от использования платформы SAP Ariba

Сокращение на

50% ошибок в закупочных документах

15% стоимости закупки

20% цикла закупки

70% операционных затрат на проведение закупок

100% затрат на бумажное делопроизводство

*По результатам исследования SAP

Преимущества платформы SAP Ariba

SAP Ariba является облачным решением, что увеличивает экономию от внедрения за счет отсутствия затрат на закупку оборудования, повышает надежность и предоставляет возможность удаленной работы над проектом. Центр обработки данных расположен на территории РФ и имеет все необходимые сертификаты ФСТЭК и ФСБ.

SAP Ariba открыта для всех видов товаров и услуг, предоставляя инновационные способы подключения к крупнейшей в мире сети покупателей и поставщиков Ariba Network, объединяющей более 2 000 000 компаний по всему миру.

SAP Ariba предлагает возможность реализации процесса стратегических (pre-award) и операционных закупок (post-award) в одном решении.

SAP Ariba является единой платформой, позволяющей покупателям и поставщикам управлять всей цепочкой закупочного бизнес-процесса, от проведения закупочных процедур и согласования контрактов, до оформления заказов и платежей в одном месте. Модульная архитектура позволяет планировать внедрение проекта в оптимальном для компании режиме.

SAP Ariba предлагает легкую интеграцию с существующим ИТ ландшафтом компании посредством веб-сервисов и передачи csv файлов, как с SAP ERP, так и не SAP системами.

 Преимущества сотрудничества с TerraLink

  • Команда сертифицированных экспертов по SAP Ariba (модули Sourcing и Procurement)

  • Реализовано более 10 проектов по управлению закупками

  • Глубокая экспертиза и знание методологии закупочного процесса, основанная на мировом опыте и учитывающая особенности законодательства России и Республики Казахстан

  • Опыт работы с крупными холдингами и территориально-распределенными компаниями, знание отраслевой специфики

 Значимые проекты TerraLink по управлению закупками

1.png

2.png

3.png

1.jpg

SAP Ariba Sourcing – «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»

Модуль SAP Ariba Sourcing - Выбор поставщика - оптимизирует и заменяет классические коммуникации с поставщиками черезпочту, телефон, факс и личное общение на работу в виртуальных командах и уменьшает вероятность ошибок и потери информации.

Модуль обеспечивает эффективность процесса закупки на всех его этапах – от создания проекта закупки, подготовки закупочной процедуры, подготовки ценовых и не ценовых критериев выбора, сравнения и оценки предложений поставщика до утверждения результатов конкурсным комитетом.

Типовые проблемы

  • Сложность экспертной оценки и выбора среди большого количества поставщиков
  • Отсутствие полной картины рынка поставщиков: цен, индексов, контрольных показателей
  • Неэффективный метод для сбора ставок продавца и ведения запросов
  • Организационные сложности в проведении разных методов закупочных процедур (аукционы, тендеры, конкурсы)
  • Процесса выбора и оценки поставщиков не стандартизован, отсутствуют атрибуты выбора продавца и оценки не ценовых факторов
  • Выбор поставщика ресурсоемкий и занимает много времени

Функционал модуля SAP Ariba Sourcing «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»

  • Поддержка разных типов закупочных процедур, в том числе аукционов, редукционов
  • Поддержка регистрации поставщиков, проведение процедур квалификации, подача предложения поставщиками
  • Автоматическая рассылка уведомлений поставщикам
  • Методика задания критериев оценки предложений поставщиков
  • Формирование закупочного проекта на основании консолидированной потребности всей компании
  • Подготовка проекта закупочной процедуры на основании шаблонов и в соответствии с закупочной стратегией
  • Формирование маршрута согласования закупочной процедуры
  • Подготовка списка задач с ответственными и сроками выполнения
  • Формирование списка поставщиков в разрезе категорий
  • Формирование ценовых и неценовых критериев процедуры
  • Проведение оценки предложений (назначение участников экспертизы)
  • Выбор победителей
  • Передача результатов закупочной процедуры в учетные системы

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba Sourcing «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»

Сокращение затрат: Снижение закупочных цен за счет расширения круга поставщиков, усиление переговорной позиции.

Сокращение цикла снабжения: Сокращение сроков обработки документов за счет исключения «бумажного» документооборота и электронного взаимодействия с поставщиками.

Контроль: Контроль и мониторинг тендерных процедур, защищенный доступ к предложениям поставщиков.

SAP Ariba SIPM – «Управление поставщиками»

Модуль SAP Ariba SIPM – «Управление поставщиками» - позволяет управлять информацией о поставщиках в рамках единой сети Ariba Network и предоставляет возможности самостоятельной регистрации поставщиков, обзора данных о поставщиках, синхронизации профилей поставщиков и конкурсов.

Модуль SAP Ariba SIPM обеспечивает совместное управление и контроль за эффективностью взаимодействия с поставщиками и связанными рисками.

Типовые проблемы

  • Сложность отслеживания показателей эффективности работы с поставщиком и оценка рисков
  • Процессы согласования и управления документами и сертификатами не автоматизированы
  • Управление проектами закупки осуществляются вручную
  • Отсутствие системы оценок и категорий для поставщиков

Функционал модуля SAP Ariba SIPM «Управление поставщиками»

  • Полный процесс управления поставщиками в одном решении
  • Удобные средства самостоятельной регистрации поставщиков
  • Централизованное хранение информации о поставщиках
  • Самостоятельное ведение поставщиками собственных данных: профиль, поставляемая продукция, контактная информация, копии документов
  • Централизованный мониторинг и анализ деятельности поставщиков
  • Двунаправленная интеграция с модулями основных данных ERP систем

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba SIPM «Управление поставщиками»

Аналитика: Централизация всей информации по поставщикам в единой базе данных. Средства аттестации поставщиков позволяют своевременно и оперативно выявлять ненадежных поставщиков, что позволяет повысить качество продукции.

Облегчение работы с поставщиками: Самостоятельное ведение поставщиками собственных данных существенно облегчает задачи сотрудников по управлению справочной информацией.

Расширение круга поставщиков: Удобные и легкие средства самостоятельной регистрации облегчают новым поставщикам возможность предоставления своих услуг.

SAP Ariba – «Анализ затрат»

Модуль SAP Ariba Spend Visibility – «Анализ затрат» - позволяет строить аналитические отчеты и анализировать информацию по различным показателям для оценки плановых и фактических данных. SAP Ariba Spend Visibility реализует отчетность по всем модулям, данным и операциям, включая пользователей, задачи, потоки операций, проекты, экономию средств, качество, риски и пр.

Типовые проблемы

  • Нет уверенности, что у поставщиков самые выгодные предложения
  • Расходы на закупку не прозрачны
  • Сложно контролировать объем скидок от поставщика в зависимости от закупаемого объема
  • Подготовка отчетов по эффективности закупок для руководства занимает слишком много времени
  • Нет полной картины, что понять, с чего начать оптимизацию процесса снабжения и какие ключевые факторы экономии затрат

Функционал модуля SAP Ariba «Анализ затрат»

  • Сбор данных из разных источников по исполнению договора
  • Преднастроенные отчеты по анализу закупочной деятельности
  • Формирование протоколов и извещений о ходе закупочной процедуры
  • Анализ заявок, конкурсов, контрактов в разрезе различных аналитик
  • Анализ «от заявки до оплаты»

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba «Анализ затрат»

Эффективность: Прозрачность всех процессов закупки. Контроль текущих операций и их статусов. Консолидированная информация о затратах на закупки по всей компании в разных разрезах.

Возможности: Инструменты по извлечению и агрегации данных из SAP и не-SAP систем. Мощный инструмент по созданию пользовательских отчётов для анализа затрат.

Выгоды: Управляемость процесса закупок. Выявление ключевых факторов экономии затрат. Оптимизация стратегии снабжения.

SAP Ariba Contract Management – «Управление контрактами»

Модуль SAP Ariba Contract Management – «Управление контрактами» - необходим для управления всем жизненным циклом договоров и сопутствующих документов: созданием на основании преднастроенных шаблонов, согласованием и хранением. SAP Ariba Contract Management предоставляет возможность совместной работы с документами как сотрудникам компании, так и сотрудникам поставщиков.

Типовые проблемы

Низкая скорость согласования, изменения и пролонгации контрактов и сопутствующих документов.

Риск наличия устаревших условий в действующих договорах, трудность отслеживания изменений и версий.

Отсутствие видимости статуса согласований, статуса рабочего процесса, финансовых обязательств.

Не формализован процесс утверждения договора, нет электронных согласований.

Отсутствие контроля использования различных шаблонов контракта.

Нет оповещений о расширении условий договора.

Функционал модуля SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами»

  • Централизованное управление контрактами и дополнительными соглашениями
  • Формирование текстов контрактов и дополнительных соглашений
  • Согласование контрактов между службами организации и с поставщиком
  • Ведение истории изменения контрактов, мониторинг исполнения
  • Хранение скан-образов документации в системе

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами»

Эффективность: Сокращение сроков подготовки документов за счет наличия шаблонов контрактов и электронного согласования документов.

Контроль и аналитика: Контроль исполнения условий контрактов, быстрый доступ к аналитическим отчетам.

Единая база документов: Централизованное хранение контрактов и дополнительных соглашений. Ролевой доступ к контрактам соответствующих служб предприятия.