Управление закупками и взаимодействие с поставщиками

Сделать закупки более эффективными и менее дорогостоящими поможет решение на платформе SAP Ariba.

SAP Ariba – это облачная платформа для оптимизации закупок и взаимодействия с поставщиками через бизнес-сеть Ariba Network, объединяющую более 2,5 миллионов компаний. Решение состоит из нескольких модулей, предоставляющих богатые функциональные возможности для проведения закупочных процедур, выбора поставщика на основе анализа множества критериев, управления взаимоотношениями с поставщиками и отслеживания KPI, управления договорами и контроля оплаты, проведения закупок на основе каталогов и анализа эффективности закупок.

Бизнес-выгоды от использования платформы SAP Ariba

Сокращение на:

50% ошибок в закупочных документах;

15% стоимости закупок;

20% цикла закупки;

70% операционных затрат на процесс закупки;

100% затрат на бумажное делопроизводство.

*По результатам исследования SAP.

Преимущества платформы SAP Ariba

SAP Ariba является облачным решением, что увеличивает экономию от внедрения за счет отсутствия затрат на закупку оборудования, повышает надежность и предоставляет возможность удаленной работы над проектом. Центр обработки данных расположен на территории РФ и имеет все необходимые сертификаты ФСТЭК и ФСБ.

SAP Ariba открыта для всех видов товаров и услуг, предоставляя инновационные способы подключения к крупнейшей в мире сети покупателей и поставщиков Ariba Network, объединяющей более 2,5 миллионов компаний по всему миру.

SAP Ariba предлагает возможность реализации процесса стратегических (pre-award) и операционных (post-award) закупок в одном решении.

SAP Ariba является единой платформой, позволяющей покупателям и поставщикам управлять всей цепочкой закупочного бизнес-процесса: от проведения закупочных процедур и согласования контрактов до оформления заказов и платежей в одном месте. Модульная архитектура позволяет планировать внедрение проекта в оптимальном для компании режиме.

SAP Ariba предлагает легкую интеграцию с существующим ИТ-ландшафтом компании (как с SAP ERP, так и системами других производителей) посредством веб-сервисов и передачи csv-файлов.

Преимущества сотрудничества с TerraLink

  • Команда сертифицированных экспертов по SAP Ariba (модули Sourcing и Procurement).

  • Реализовано более 10 проектов по управлению закупками.

  • Глубокая экспертиза и знание методологии закупочного процесса, основанные на мировом опыте и учитывающие особенности законодательства России и Казахстана.

  • Опыт работы с крупными холдингами и территориально-распределенными компаниями, знание отраслевой специфики.

Значимые проекты TerraLink по управлению закупками

NCOC Karachaganak Фортум Уралхим

Модули платформы SAP Ariba

SAP Ariba – «Анализ затрат»

Модуль SAP Ariba Spend Visibility – «Анализ затрат» - позволяет строить аналитические отчеты и анализировать информацию по различным показателям для оценки плановых и фактических данных. SAP Ariba Spend Visibility реализует отчетность по всем модулям, данным и операциям, включая пользователей, задачи, потоки операций, проекты, экономию средств, качество, риски и пр.

Типовые проблемы

  • Нет уверенности, что у поставщиков самые выгодные предложения.
  • Расходы на закупку не прозрачны.
  • Сложно контролировать объем скидок от поставщика в зависимости от закупаемого объема.
  • Подготовка отчетов по эффективности закупок для руководства занимает слишком много времени.
  • Нет полной картины, чтобы понять, с чего начать оптимизацию процесса снабжения и каковы ключевые факторы экономии затрат.

Функционал модуля SAP Ariba «Анализ затрат»

  • Сбор данных по исполнению договора из разных источников.
  • Преднастроенные отчеты по анализу закупочной деятельности.
  • Формирование протоколов и извещений о ходе закупочной процедуры.
  • Анализ заявок, конкурсов, контрактов в разрезе различных аналитик.
  • Анализ «от заявки до оплаты».

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba «Анализ затрат»

Эффективность. Прозрачность всех процессов закупки. Контроль текущих операций и их статусов. Консолидированная информация о затратах на закупки по всей компании в разных разрезах.

Возможности. Инструменты по извлечению и агрегации данных из систем SAP, а также систем других производителей. Мощный инструмент по созданию пользовательских отчетов для анализа затрат.

Выгоды. Управляемость процесса закупок. Выявление ключевых факторов экономии затрат. Оптимизация стратегии снабжения.

SAP Ariba Sourcing – «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»

Модуль SAP Ariba Sourcing - «Выбор поставщика» - оптимизирует и заменяет классические коммуникации с поставщиками через почту, телефон, факс и личное общение на работу в виртуальных командах и уменьшает вероятность ошибок и потери информации.

Модуль обеспечивает эффективность процесса закупки на всех его этапах: от создания проекта закупки, подготовки закупочной процедуры, подготовки ценовых и неценовых критериев выбора, сравнения и оценки предложений поставщиков до утверждения результатов конкурсным комитетом.

Типовые проблемы

  • Сложность экспертной оценки и выбора среди большого количества поставщиков.
  • Отсутствие полной картины рынка поставщиков: цен, индексов, контрольных показателей.
  • Неэффективный метод для сбора ставок продавца и ведения запросов.
  • Организационные сложности в проведении разных видов закупочных процедур (аукционы, тендеры, конкурсы).
  • Процесс выбора и оценки поставщиков не стандартизован, отсутствуют атрибуты выбора продавца и оценки неценовых факторов.
  • Выбор поставщика ресурсоемкий и занимает много времени.

Функционал модуля SAP Ariba Sourcing «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»

  • Поддержка разных типов закупочных процедур, в том числе аукционов, редукционов.
  • Поддержка регистрации поставщиков, проведения процедур квалификации, подачи предложений поставщиками.
  • Автоматическая рассылка уведомлений поставщикам.
  • Методика задания критериев оценки предложений поставщиков.
  • Формирование закупочного проекта на основании консолидированной потребности всей компании.
  • Подготовка проекта закупочной процедуры на основании шаблонов и в соответствии с закупочной стратегией.
  • Формирование маршрута согласования закупочной процедуры.
  • Подготовка списка задач с ответственными и сроками выполнения.
  • Формирование списка поставщиков в разрезе категорий.
  • Формирование ценовых и неценовых критериев процедуры.
  • Проведение оценки предложений (назначение участников экспертизы).
  • Выбор победителей.
  • Передача результатов закупочной процедуры в учетные системы.

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba Sourcing «Проведение закупочных процедур и выбор поставщика»

Сокращение затрат. Снижение закупочных цен за счет расширения круга поставщиков, усиления переговорной позиции.

Сокращение цикла снабжения. Сокращение сроков обработки документов за счет исключения бумажного документооборота и электронного взаимодействия с поставщиками.

Контроль. Контроль и мониторинг тендерных процедур, защищенный доступ к предложениям поставщиков.

SAP Ariba SIPM – «Управление поставщиками»

Модуль SAP Ariba SIPM – «Управление поставщиками» - позволяет управлять информацией о поставщиках в рамках единой сети Ariba Network и предоставляет возможности самостоятельной регистрации поставщиков, обзора данных о поставщиках, синхронизации профилей поставщиков и конкурсов.

Модуль SAP Ariba SIPM обеспечивает совместное управление и контроль за эффективностью взаимодействия с поставщиками и связанными рисками.

Типовые проблемы

  • Сложность отслеживания показателей эффективности работы с поставщиком и оценки рисков.
  • Процессы согласования и управления документами и сертификатами не автоматизированы.
  • Управление проектами закупки осуществляется вручную.
  • Отсутствие системы оценок и категорий для поставщиков.

Функционал модуля SAP Ariba SIPM «Управление поставщиками»

  • Полный процесс управления поставщиками в одном решении.
  • Удобные средства самостоятельной регистрации поставщиков.
  • Централизованное хранение информации о поставщиках.
  • Самостоятельное ведение поставщиками собственных данных: профиль, поставляемая продукция, контактная информация, копии документов.
  • Централизованный мониторинг и анализ деятельности поставщиков.
  • Двунаправленная интеграция с модулями основных данных ERP-систем.

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba SIPM «Управление поставщиками»

Аналитика. Централизация всей информации по поставщикам в единой базе данных. Средства аттестации поставщиков позволяют своевременно и оперативно выявлять ненадежных поставщиков, что позволяет повысить качество продукции.

Облегчение работы с поставщиками. Самостоятельное ведение поставщиками собственных данных существенно облегчает задачи сотрудников по управлению справочной информацией.

Расширение круга поставщиков. Удобные и легкие средства самостоятельной регистрации облегчают новым поставщикам возможность предоставления своих услуг.

SAP Ariba Contract Management – «Управление контрактами»

Модуль SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами» необходим для управления всем жизненным циклом договоров и сопутствующих документов: созданием на основании преднастроенных шаблонов, согласованием и хранением. SAP Ariba Contract Management предоставляет возможность совместной работы с документами как сотрудникам компании, так и сотрудникам поставщиков.

Типовые проблемы

  • Низкая скорость согласования, изменения и пролонгации контрактов и сопутствующих документов.
  • Риск наличия устаревших условий в действующих договорах, трудность отслеживания изменений и версий.
  • Отсутствие видимости статуса согласований, статуса рабочего процесса, финансовых обязательств.
  • Не формализован процесс утверждения договора, нет электронных согласований.
  • Отсутствие контроля использования различных шаблонов контракта.
  • Нет оповещений о расширении условий договора.

Функционал модуля SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами»

  • Централизованное управление контрактами и дополнительными соглашениями.
  • Формирование текстов контрактов и дополнительных соглашений.
  • Согласование контрактов между службами организации и с поставщиком.
  • Ведение истории изменения контрактов, мониторинг исполнения.
  • Хранение скан-образов документации в системе.

Бизнес-выгоды использования модуля SAP Ariba Contract Management «Управление контрактами»

Эффективность. Сокращение сроков подготовки документов за счет наличия шаблонов контрактов и электронного согласования документов.

Контроль и аналитика. Контроль исполнения условий контрактов, быстрый доступ к аналитическим отчетам.

Единая база документов. Централизованное хранение контрактов и дополнительных соглашений. Ролевой доступ к контрактам соответствующих служб предприятия.