Группа НЛМК

Как НЛМК ускорила документооборот между компаниями группы на базе TerraLink xDE

О клиенте

Группа НЛМК – вертикально-интегрированная металлургическая компания, крупнейший в России и один из самых эффективных в мире производителей стальной продукции. Производственные активы НЛМК расположены в России, Европе и США. Мощности по производству стали превышают 17 млн тонн в год. Компания поставляет свою продукцию в более чем 70 стран мира. На предприятиях Группы работают более 53 тысяч человек.

Центр корпоративных решений (ЦКР) – многофункциональный центр обслуживания, предоставляющий услуги аутсорсинга по поддержке и развитию корпоративных функций. ЦКР предоставляет максимально широкую линейку услуг: ведение сквозных бизнес-процессов (процессов продаж, закупок, управления персоналом и расчета заработной платы, бухгалтерской и налоговой отчетности) и более 20 отдельных сервисов (казначейство, сопровождение деловых поездок, страхование, ИТ, сертификация и стандартизация, роботизация и другие). Офисы компании расположены в 37 городах Российской Федерации. Основной фокус Центра корпоративных решений – повышение операционной эффективности процессов клиентов за счет внедрения лучших практик, стандартизации и оптимизации поддерживающих функций и контрольных процедур, развития ИТ-инструментов, организация центров компетенций.

Задачи проекта

НЛМК требовалось решение, позволяющее организовать цифровой документооборот между предприятиями Группы. В рамках проекта заказчик выбрал платформу, с помощью которой реализовали обмен электронными документами с бизнес – партнерами, а также подключили внешних контрагентов. Важным критерием для Группы стала интеграция ЭДО с другими системами компании (ЕСМ).

Цели, которые НЛМК поставил в рамках проекта:

• Сократить количество бумажных документов и мест их хранения.

• Снизить себестоимость бизнес-процессов, сократив время на согласование и поиск документов.

• Повысить уровень достоверности, качества, оперативности бухгалтерского и управленческого учетов.

• Повысить уровень конфиденциальности документооборота.

Результаты

На данный момент к электронному юридически значимому документообороту на платформе TerraLink xDE подключено 11 компаний Группы НЛМК, работающих в учетной системе SAP. увеличение количества операторов позволило НЛМК к концу 2020 года использовать сервис ЭДО для взаимодействия с 65% покупателями и 60% поставщиков.

Группа НЛМК совместно с ЦКР определяет процессы и документы, которые подлежат переводу в электронный вид. ЦКР и специалисты отдела НЛМК-ИТ, разрабатывают архитектуру и осуществляют администрирование ЭДО.

Сотрудники Центра корпоративных решений ежемесячно помогают Группе НЛМК увеличивать долю электронных документов. В результате этого, в 2020 году компании удалось сэкономить более 70 000 листов бумаги или спасти от вырубки более 100 деревьев. Кроме того, такая система стала рычагом для пересмотра самой сути обмена информацией.

В 2019 году решение для НЛМК было удостоено премии «ПРО ЭДО» от СКБ Контур, как лучший проект по мнению бизнес – сообщества, а также стало победителем в номинации «Лучший внешний ЭДО» конкурса, организованного CFO-Russia.

История проекта

В июле 2013 года руководство Группы НЛМК решило перевести бумажные счета-фактуры и первичные учетные документы в юридически значимый электронный вид. В качестве подрядчика на конкурсной основе была выбрана компания TerraLink, для технической реализации - продукт TerraLink eXtended Document Exchange (xDE). Рабочая группа в составе специалистов TerraLink, ЦКР и НЛМК обследовали текущие процессы и с учетом задач разработали индивидуальный план оптимизации документооборота.

Выбор технического решения проходил с учетом требований Группы: возможность интеграции TerraLink xDE c платформой SAP ERP, работа с документами в едином пользовательском интерфейсе с полной поддержкой функционала операторов ЭДО, гибкие настройки полномочий пользователя, использование форматов, утвержденных и рекомендованных ФНС и соответствующих требованиям российского законодательства и др.

В конце 2014 стартовал пилотный проект по обмену электронными документами между двумя предприятиями холдинга - ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат» и ОАО «Стойленский горно-обогатительный комбинат». В пилотном проекте был успешно реализован обмен электронными документами по таким ключевым процессам входящего и исходящего документооборота, как покупка и реализация ТМЦ, работ, услуг. Реализация, тестирование, доработки системы проводились с октября 2013 по декабрь 2014 года, с 2015 года началась промышленная эксплуатация.

За 2016 год были подключены к электронному документообороту еще 9 предприятий Группы.

В 2017 году НЛМК перешли на универсальный передаточный документ (УПД) в соответствии с требованиями законодательства о смене формата с 1 июля 2017 года. TerraLink xDE начал поддерживать обмен УПД в SAP еще в конце 2016 года, что дало таким крупным заказчикам, как Группа НЛМК достаточно времени, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и внедрить в них обработку нового документа в срок.

Также в 2017 году Группа НЛМК мигрировала на новую ERP систему — SAP S/4HANA. С учетом новых требований специалисты TerraLink скорректировали настройки продукта и ролевую модель в максимально короткий срок - 69 дней.

В 2017 году компании Группы начали подключать к юридически значимому электронному документообороту внешних контрагентов. Появилась потребность в подключении новых операторов ЭДО, с которыми работают контрагенты.

В начале 2018 года количество операторов ЭДО было увеличено до четырех, что позволило увеличить более 5 раз ЭДО с внешними контрагентами. В этот же период Департамент информационной безопасности Группы НЛМК провел проверку продукта TerraLink xDE на предмет обеспечения защищенности конфиденциальной информации, которая через него проходит. Продукт успешно прошел проверку.

В 2018-2019 гг. также Группа успешно перешла к использованию новой версии платформы TerraLink, поддерживающую новый формат Универсального передаточного документа в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

В 2020 году на юридически значимый электронный документооборот был переведен блок претензионных работ, спецификации и другие виды документов.

Планы

Группа НЛМК, ЦКР и TerraLink продолжают совместное развитие проекта. В этом году запланировано тестирование ЭДО по договорному блоку путем интеграции между OpenText ECM и TerraLink xDE. Также компании ведут совместную работу над переводом на ЭДО иных типов документов и расширению ЮЗЭДО на новых контрагентов.

«Мы ежегодно помогаем нашим бизнес-заказчикам увеличивать объем электронных счетов-фактур и первичных документов для работы с покупателями и поставщиками, а также переводим в электронный вид спецификации, договоры и внутренние документы, – отмечает начальник отдела ЭДО дирекции по развитию и управлению эффективностью бизнеса ООО «ЦКР» Елена Бельская. – TerraLink XDE, который мы интегрировали с учетной системой Группы НЛМК и модернизировали под требования бизнес-процессов холдинга, развивается в соответствии с требованиями рынка и позволяет эффективно решать все наши задачи».

О решении

TerraLink xDE – интеграционная платформа для организации электронного юридически-значимого документооборота компании. Позволяет объединить в одну экосистему все процессы обработки документов и автоматизировать их. TerraLink xDE является эффективным решением задач ЮЗЭДО для компаний с разными типами внутренних систем, большим потоком документов и числом операторов. Интеграционная платформа поддерживает прямое подключение 8 операторов ЭДО, легкую интеграцию с любыми учетными системами, удобное хранение финансовых документов, работу со всеми документами на одном портале, а также обеспечивает эффективное взаимодействие с ФНС и ФСС.

Подробное описание проекта