TerraLink
Главная>О компании>Истории успеха>L’Oréal

L’Oréal

L’Oréal
L’Oréal

Компания TerraLink разработала для L’Oréal систему для автоматизации процесса организации работы консультантов и торговых представителей. Решение предназначено для учета рабочего времени сотрудников и их распределения по торговым точкам согласно календарю рабочих смен.

Cитуация

В трех ведущих подразделениях компании L’Oréal работает более 800 консультантов и торговых представителей (аниматоров). Координаторы подразделений должны были формировать графики с информацией о рабочих сменах в MS Excel, что было крайне неудобно, потому что на согласование графиков и их выверку сотрудниками тратилось большое количество времени. Более того, получить полную и достоверную информацию по сводным графикам было практически невозможно.

Связано это с большим количеством консультантов в различных подразделениях и частыми изменениями. Сотрудники в подразделениях работают с разными графиками, берут информацию из разных источников, работают на разных территориях и представляют различные продукты, попутно проходя различные тренинги, которые назначаются в разное время разными тренерами.

Подразделения Люкс, Активной Косметики и Продукции широкого спроса, занимающиеся работой с консультантами, заинтересовались созданием единой рабочей системы, в которой хранились бы все данные о консультантах и их графиках работы и тренингов, была бы возможность формировать их в режиме онлайн на месяц вперед и автоматически рассылать эту информацию по электронной почте всем консультантам.

Решение

Компания TerraLink предложила создать систему автоматического формирования графиков и учета рабочего времени на платформе Microsoft SharePoint 2013 как наиболее инновационной и функциональной платформе для реализации подобных задач. Еще одним фактором послужил успешный опыт реализации ряда задач для других подразделений, выполненных на платформе MS SharePoint с помощью компании TerraLink.

Система нужна для управления 3 аспектами:

  • График смен и учет рабочего времени;
  • Распределение по торговым точкам;
  • Расписание тренингов.

Задачи системы

  • Формирование индивидуальных графиков;
  • Управление загруженностью торговых точек и ее распределение;
  • Учет плановых и фактических показателей загрузки консультантов;
  • Получение актуальной информации о загруженности торговых точек и сотрудниках;
  • Своевременное информирование консультантов об изменениях в графиках работы (рассылка по электронной почте);
  • Формирование отчетности для предоставления контрагентам (в торговые сети).

Результаты проекта

Система была внедрена в трех подразделениях:

  • Подразделение Продукции широкого спроса (Consumer Products Division), которое работает с марками L'Oréal Paris, Maybelline NY, Garnier и Essie;
  • Подразделение Активной косметики (Active Cosmetics Division), которое представляет марки Vichy, La Roche-Posay и SkinCeuticals;
  • Подразделение Люкс (L'Oréal Luxe) – марки Lancôme, Giorgio Armani, Yves Saint Laurent, Biotherm, Helena Rubinstein, Clarisonic, Kiehl's, Urban Decay, Cacharel, Viktor & Rolf, Maison Martin Margiela.

Преимущества системы:

  • Наглядность отображения информации через использование разных цветов;
  • Интерактивность: внесение изменений и получение подтверждений/одобрение в режиме онлайн;
  • Быстрота согласования графиков работы, позволяет избегать коллизий, возникающих в случае изменений и добавления в них новых событий;Точность учета рабочего времени, обеспечивающее прозрачность всех финансовых расчетов оплаты труда;
  • Обеспеченность торговых точек - информация в режиме онлайн о наличии необходимого количества консультантов на точке;
  • Быстрое получение различной отчётности для руководства, пользователей системы и контрагентов.

Подробное описание проекта