 |
Рубрика подготовлена совместно с журналом «Современные технологии делопроизводства и документооборота». В информационном листе использованы материалы номеров 9 и 10.
Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса ЕСМ, TerraLink, отвечает на вопросы читателей журнала.
Темы рубрики:
 | Какие изменения произошли в требованиях к ECM за последние два-три года? |
| Какие есть плюсы и минусы автоматизации процессов управления персоналом с помощью портальных технологий? |
| Можно ли в одном ЭДО вести регистрацию документов для всех дочерних структур Группы Компаний? Или нужно для каждой подкомпании свой ЭДО? |
Прислать свои вопросы эксперту Вы можете по адресу news@terralink.ru, а также в редакцию журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота».
Какие изменения произошли в требованиях к ECM за последние два-три года?
Принципиальные изменения в требованиях к ECM, наблюдаемые за последнее время, были связаны, в первую очередь, с изменением позиционирования ECM: от обсуживающей системы, предназначенной для учета административных и других корпоративных документов - к основной технологической и производственной системы компании, глубоко интегрированной в общую корпоративную информационную инфраструктуру.
Компания Gartner, в одном из своих недавних исследований рынка ЕСМ, в том числе, указала, что во всем мире наблюдается заметная динамика в области применения систем этого класса: на предыдущих этапах фокус делался, в основном, на повышения продуктивности работы пользователей и обеспечения соответствия требованиям регуляторов рынка. При этом, в Российской практике ЕСМ-системам документооборота еще не так давно отводилась откровенно обслуживающая роль, в лучшем случае - роль обеспечения управления надлежащими документами, в худшем и наиболее распространенном – роль регистрационной системы.
В настоящее время в мире, да и в России уже также, ЕСМ-системы рассматриваются, в первую очередь, с точки зрения их влияния на бизнес и возможности достижения измеримых бизнес-результатов. Сегодня ЕСМ-системы стремительно уходят от той позиции, которую они занимали изначально в момент своего появления – просто как средство поддержки работы бэк-офиса. Причиной изменения базовой концепции применения ЕСМ систем стало всеобщее осознание того факта, что любая, даже самая мощная и функционально полная финансово-учетная система, будь то SAP ERP или Oracle EBS, не в состоянии полноценно выполнять свои функции, если обработка структурированной информации оторвана от обработки исходных для нее или порожденных ею бизнес-документов.
Эти ожидания находят отражение не только в том, что ЕСМ-системы должны обеспечивать полную доступность документов на всех этапах их технологического жизненного цикла – от создания в офисном приложении или путем сканирования, использования и архивации в гарантированно неизменяемом виде до уничтожения в соответствии с корпоративными правилами. Изменяется само понимание управления контентом – теперь контент рассматривается как часть общекорпоративной информации, значимой для бизнеса и выживания компании в целом. Это нашло отражение в частности, в том, что сам термин ЕСМ (управление корпоративным контентом) стал устаревшим, ему на смену приходит новый – EIM (Enterprise Information Management – управление корпоративной информацией).
Терминология – важная часть любой дисциплины, поскольку она наиболее явно отражает этапы ее развития (например: глазник – окулист – офтальмолог), но еще важнее то, что эта терминология отражает. В концепции EIM предметом управления является любая неструктурированная информация, имеющая отношение к бизнесу компании, а также специфические технологии е обработки, реализованные на единой платформе ее оперативного хранения и архивирования.
Наиболее проработанная концепция такой информационной работы на сегодняшний день представлена компанией OpenText, которая включает в EIM следующие технологические разделы (группы приложений):
| Наименование группы |
Назначение и бизнес-выгоды |
| Enterprise Content Management (ECM) |
Управление информацией на каждом этапе ее ЖЦ, повышает продуктивность работы, минимизирует риски, обеспечивает контроль стоимости хранения возрастающих объемов информации |
| Business Process Management (BPM) |
Повышение эффективности ежедневных бизнес-операций, оптимизация и сокращение сроков исполнения сложных бизнес-процессов, достижение корпоративных целей при контроле работы пользователей в реальном масштабе времени |
| Customer Experience Management (CEM) |
Создание нового, более продуктивного и интерактивного пользовательского интерфейса для всех каналов (веб-сайты, мобильные устройства, социальные сети) с полным обеспечением корпоративных требований к информационной безопасности |
| Information Exchange (Ix) |
Предоставление эффективных, надежных, безопасных и контролируемых средств передачи информации как внутри так и за пределами компании Заказчика |
| Discovery (e-Discovery) |
Обеспечение анализа неструктурированной информации - сбор, объединение, передача информации, изначально размещенной в различных хранилищах, для анализа и исследования в целях повышения эффективности бизнеса |
Интересно отметить, что наиболее шумно представляемые новации последнего времени, а именно, социальность, мобильность, облачность и работа с «большими» данными, очевидно, является лишь частью общей картины радикального изменения роли контента в современном предприятии, и попадают, соответственно, первые два – в группу СЕМ, последующие – в группы iX и e-Discovery.
Если рассматривать ситуацию в более прикладном аспекте, то уместно будет отметить в первую очередь, две тенденции:
| возрастание роли готовых к использованию бизнес-продуктов, существенно ориентированных на использование технологий управления контентом, и включающих преднастроенную интеграцию с финансово-учетными системами eровня SAP ERP |
| радикальное расширение видов обрабатываемой информации, необходимой бизнесу для повышения его эффективности |
Не хотелось бы перегружать читателя трактатами на столь интересные, но не простые темы, так что позволим себе вернуться к затронутым вопросам еще раз, чуть позже.
Какие есть плюсы и минусы автоматизации процессов управления персоналом с помощью портальных технологий?
Строго говоря, портальные технологии, при правильной организации этой работы, имеют гораздо больше плюсов, чем минусов.
Начнем с минусов. Основная опасность такой работы состоит в высоких рисках нарушения конфиденциальности обрабатываемой информации, что особенно критично в такой чувствительной области, как управление персоналом и обработка персональной информации. Этот риск может быть минимизирован до приемлемого уровня в случае профессиональной организации работы в портальном режиме, например, при установке системы в промышленном центре обработки данных, использовании шифрования при передаче информации по каналам связи, применения электронной подписи, и т.д. Надо иметь в виду, что Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» предусматривает вполне конкретные требования к защите персональных данных, обрабатываемых в электронных системах. В этой связи применение портальных технологий в этих целях может быть допустимо только в том случае, если данные надежно защищены, а система в целом – сертифицирована.
Плюсов гораздо больше. Главным образом, они связаны с тем, что с помощью портальных технологий становится возможным централизовать весь персональный учет в компании, и, таким образом, минимизировать совокупные расходы на хранение бумажных копий документов. Для географически распределенных организаций это особенно важно. Также отпадает необходимость передачи личного дела сотрудника при его переводе из одного подразделения в другое – все документы и вся информация хранятся в централизованно и доступны инспектору любого подразделения компании в соответствии с уровнем его полномочий и правами доступа. И, наконец, но не в последнюю очередь, гарантируется соблюдение всех корпоративных политик, норм и правил работы с персоналом, например, порядка проведения аттестаций, учета пройденного обучения, назначения льгот и т.д.
Однако, надо хорошо понимать несколько особенностей поставленной задачи. К главным, на наш взгляд, относятся следующие.
1) Далеко не все системы учета персонала способны поддерживать защищенный потальный режим.
2) Портальный режим нужен и эффективен далеко не для всех организаций, но только для крупных и территориально распределенных.
3) Управления персоналом – это сложный процесс, который включает как обработку структурированных данных, так и огромный объем работы собственно с персональными документами.
Учитывая сказанное выше, было бы полезно привлечь внимание читателей к возможностям двух систем:
| SAP HCM, обеспечивающей все основные традиционные функции по управлению персоналом, и |
| SAP Employee File Management by OpenText (SAP EFM by OpenText), которая обеспечивает исчерпывающие функции по управлению документами сотрудников, но также из коробки глубоко и эффективно интегрирована с первой |
В контексте заданного вопроса следует отметить, что обе системы имеют возможность работы в портальном режиме и идеально подходят для работы в рамках общих (единых) корпоративных центров обслуживания и обработки бизнес-информации (ОЦО). Поскольку в ОЦО обычно выносят несколько задач, например, таких как ведение архивов финансовых первичных документов, ведение межкорпоративного обмена юридически значимыми документами, управление обработкой входящих счетов поставщиков, и др., то возможность максимальной централизации обработки информации путем вынесения в ОЦО также и персонального учета, будет способствовать дальнейшей оптимизации организационной структуры компании и повышению эффективности ее работы в целом.
Компания TerraLink имеет опыт внедрения SAP EFM By OpenText в крупной региональной энерго- и тепло- генерирующей компании, и это внедрение продемонстрировало высокую эффективность совместного использования обеих систем в корпоративном едином центре финансового обслуживания.
Можно ли в одном ЭДО вести регистрацию документов для всех подкомпаний (юр. лиц)дочерних структур Группы Компаний? Или нужно для каждой подкомпании свой ЭДО?
Это очень хороший вопрос. Правда, он не методологический, а, скорее, технологический. Если Ваша корпоративная система ЭДО построена на основе промышленной ЕСМ-системы, способной поддерживать значительные объемы документов и управлять одновременно несколькими сотнями, если не тысячами, экземпляров бизнес-процессов и позволяет вести сложные разработки, то вполне возможно и прямо рекомендуется создать единую корпоративную систему ЭДО, в которой будут выделены логические подсистемы ЭДО для каждой компании.
Такой подход имеет очень много преимуществ, особенно в случае холдинговой структуры. Главное преимущество – это минимизация затрат на администрирование систем ЭДО, поддержка единых корпоративных политик учета и нумерации документов, однократное заполнение справочников, и т.д. Немаловажным фактором является существенное повышение эффективности внутрикорпоративного документооборота. В этом случае исходящий документ одной компании автоматически регистрируются как входящий в другой компании холдинга.
Например, эта схема организации ЭДО была применена компанией TerraLink при автоматизации документооборота компании Мегафон, что было возможным благодаря тому, что решение по автоматизации ЭДО было построено на основе системы OpenText Content Server. Совокупная стоимость владения системой для всех компаний, входящих в группу Мегафон, оказалась гораздо ниже по сравнению со схемой реализации многих небольших систем ЭДО в каждой компании.
Однако, реализация ЭДО в каждой из компаний холдинга может быть еще не самым плохим вариантом, если, например, все сценарии ЭДО типизированы и обеспечено удаленное администрирование из центра. Гораздо хуже и страшнее, когда непромышленная система ЭДО применяется в крупной компании. Был такой случай, когда одному крупному заказчику, позарившемуся на дешевые лицензии, пришлось установить несколько систем ЭДО в головной компании, поскольку одна установка ЭДО не выдерживала имеющихся нагрузок. Им сам пришлось обеспечить программную интеграцию всех установок для поддержки корпоративных бизнес процессов. Также им пришлось самим программно реализовывать репликацию документов между каждой из установок. Так что промышленное решение всегда окажется более эффективным и надежным при соответствующих его масштабам нагрузках и объемам документов.
|
|
|
Александр Бейдер выступил с докладом о новейших решениях TerraLink на конференции “Экосистема ECM: от платформенного вендора до корпоративного заказчика”
Почти двадцатилетний этап развития российского рынка средств управления документами под названием “автоматизация документооборота” (или систем электронного документооборота, ECM) в России, похоже, закончился, и теперь действительно можно говорить о том, что этот рынок вступил в стадию решения широкого класса задач, соответствующего термину ECM (управление корпоративным контентом или управление информационными ресурсами предприятия) в соответствии с его общемировым пониманием. Конечно, невозможно указать дату такого перехода — он носит сугубо эволюционный характер. Но качественное изменение российского рынка ECM/ECM (или теперь уже можно говорить просто ECM) было очень хорошо видно на примере прошедшей 19 февраля в Москве конференции “Экосистема ECM: от платформенного вендора до корпоративного заказчика”. И нужно отметить: речь идет не просто о замене старого термина на новый для неизменного содержимого (что, к сожалению, бывает довольно часто), а именно о решении качественно новых задач с использованием самых современных инструментов.
Тон мероприятию задала cтартовая презентация главного аналитика Forrester Research Шерил Маккиннон: сам формат выступления показал современные возможности ИТ — оно проходило в режиме удаленного диалогового телеобщения спикера из Канады с московской аудиторий. Главным тезисом доклада было обоснование необходимости использования разного рода специальных инструментов для успешной реализации серьезных ECM-проектов на всех этапах его жизненного цикла, включая промышленную эксплуатацию внедренной ИТ-системы. При этом г-жа Маккиннон подчеркнула, что само понятие ECM претерпело за свою пятнадцатилетнюю историю серьезную трансформацию, круг решаемых задач и используемых средств очень широкий и продолжает расти. Появляются качественно новые направления, которые выходят за рамки традиционного представления о ECM.
И, что очень показательно, многие положения этого аналитического доклада, прозвучавшего с другого конца планеты, не сговариваясь, развили с демонстрацией практических примеров в своих выступлениях и высказанных на дискуссиях мнениях представители как западных платформенных ЕСМ-вендоров (Alfresco, EMC, IBM, Open Text, SAP), так и российских разработчиков и интеграторов ЕСМ-решений (“1С”, “Логика бизнеса”, КРОК, НЦПР, “ТерраЛинк”, ЭОС, ITD Systems), а также предприятий-заказчиков. Не менее показательным было не просто внимательное, но и активное участие всей аудитории в обсуждении поднятых на конференции тем (сессии вопросов и ответов после каждого доклада, а также три панельные дискуссии в завершении каждого отделения конференции).
Источник: PC Week/RE №3 (858) 25 февраля 2014
Автор статьи: Андрей Колесов
|
|
