Прозрачность и контроль закупочной деятельности компании – ключ к оптимизации бюджетов и эффективной организации процессов.

Как быстро руководитель компании, направления, департамента может определить состояние бюджета на закупки по подразделениям, сколько заявок на закупку или договоров необходимо оформить в данный момент, на какой стадии согласования находится каждый документ? Усложним задачу – а если эти процессы еще и не автоматизированы? Скорее всего, процесс мониторинга закупочной деятельности займет довольно много времени. Компания TerraLink представляет инструмент, с помощью которого можно контролировать все этапы процесса закупки: от оформления заявки и согласования договора до оплаты и получения товаров или услуг.

Внедрение решения «От закупки до платежа» (Purchase to Pay) повышает эффективность закупочного процесса, делает его более прозрачным, обеспечивает оптимальное распределение финансовых ресурсов. Решение сокращает расходы на проведение и организацию процесса закупок, а также создает информационное пространство для обмена данными между участниками на всех этапах. Система учитывает намерение совершить покупку, автоматизирует процессы согласования документов и сопоставляет плановую и фактическую стоимость и сроки получения товаров или услуг.

Кроме того, решение предоставляет руководителям компании эффективный инструмент бюджетного контроля закупочной деятельности. В системе учитываются плановые и внеплановые закупки, определяется их бюджет, статьи расходов, а также проводится проверка на соответствие плану и ведется статистика по проводимым операциям, этапам закупки, бюджетам и документам.

Решение TerraLink было разработано на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации всех бизнес-процессов, связанных с закупочной деятельностью. Решение интегрируется с существующей в компании финансовой учетной системой и использует стандартный интерфейс SharePoint, что позволяет значительно упростить его встраивание в информационную среду заказчика, его администрирование и настройку.

В первую очередь, необходимо отметить целостность системы, обеспечивающей автоматизацию всех процессов закупочной деятельности: от заявки до факта оплаты, включая согласование договоров. Во-вторых, все задействованные процессы связаны с бюджетом - таким образом, у компании появляется возможность бюджетного контроля и резервирования средств по подразделениям, видам расходов и проч. Система позволяет управлять всем циклом закупочной деятельности, включая:

	Регистрацию и согласование заявок на закупку, договоров и заявок на оплату
	Мониторинг статуса закупки на всех этапах
	Сопоставление бюджета закупки со статьями доходов и расходов, бюджетом движения денежных средств, учет бюджетов подразделенй
	Онлайн-уведомление ответственных исполнителей и контролеров о событиях в системе в режиме онлайн, контроль сроков согласования по каждому этапу
	Бюджетный контроль всех процессов: информация по департаментам, видам закупок, бюджетам
	Отчеты о закупочной деятельности в различных срезах

Отдельно стоит отметить возможности, которые предоставляет интеграция решения с учетной системмой и системой бюджетирования. С одной стороны, из финансовой системы импортируются данные поставщиков и контрагентов, с другой – в учетную систему передаются ключевые статусы обработки закупки (получение услуг/ТМЦ, получение закрывающих документов, необходимость проведения оплат и пр.). После завершения процесса согласования закупки в финансовой системе создается проект проводки для регистрации факта оплаты с уже заполненными ключевыми полями.

В системе существуют следующие категории закупок:

Стандартные Происходит разовая закупка товаров или услуг	Пример: Покупка фотоаппарата в отдел.
Периодические с заранее известной суммой Происходит периодическая закупка товаров или услуг определённого объема Сумма закупки известна в рублях на каждый месяц График платежей (периоды закупки) обязателен для создания заявки	Пример: Оплата за уборку офиса и магазинов.
Периодические с переменной суммой и рамочные договоры Происходит периодическая закупка товаров или услуг, объём определяется по мере необходимости Рамочный договор. Точная стоимость закупки на каждый месяц не известна Требуется оформление приложения или доп. соглашения на каждую закупку	Пример: Заказ полиграфической продукции.
Срочные Недостаточно времени для проведения процедуры закупки Есть необходимость оплаты ТМЦ / услуг до заключения договора Договор обязателен, несмотря на то, что заключается позже. Ведется дополнительный контроль в части заключения договора Согласование осуществляется с участием генерального директора	Исключение – разовые до определенной суммы (не требуют договора).

Более подробную информацию о решении Вы можете найти по ссылке.

Одним из ярких примеров внедрения системы автоматизации закупок является проект, реализованный TerraLink для российского представительства известной французской компании L’Occitane.

При обработке закупок в L’Occitane использовались несколько разных систем автоматизации, которые были совмещены с бумажным документооборотом. Процессы учета закупок осуществлялись в Excel, их статусы часто были не актуальны, согласование документов проводилось на бумаге, бюджетный контроль осуществлялся в изолированной системе корпоративного бюджетирования, а факты получения товаров, услуг и закрывающих документов фиксировались вручную в 1С.

Компания выбрала путь повышения прозрачности закупочных операций, для чего было принято решение автоматизировать все процессы, связанные с закупками и бюджетным контролем. При анализе ситуации были выделены 4 ключевых процесса:

	Регистрация и согласование заявки на закупку (включает 5 видов закупок с определенными маршрутами согласования и условиями)
	Процессы управления договорами на закупку (создание проекта, регистрация, согласование, получение скан-копии подписанного документа, хранение)
	Обработка заявок на оплату (регистрация фактов получения товаров или услуг и закрывающих документов, согласование заявок на оплату, передача информации в 1С для регистрации и осуществления платежей)
	Бюджетный контроль с привязкой закупки к плановому и фактическому бюджетам, лимитам расходов и возможностью формирования оперативной отчетности

В качестве концепции был выбран принцип «Комплексной системы», который предполагает охват всех этапов, подразделений и задач, связанных с закупочной деятельностью L’Occitane.

На подготовительном этапе были разработаны маршрутные схемы всех процессов, учтены все условия и их статусы, выявлены места возможной интеграции с системами финансового контроля и бюджетирования.

Работу системы наглядно демонстрирует следующий пример:

Главное достоинство решения «От закупки до платежа» – возможность контроля всех этапов выполнения закупки:

Внедрение решения в компании L’Occitane принесло следующие эффекты:

	На 40% сократились операционные затраты по закупочным процессам
	В 3 раза уменьшились сроки согласования документов
	Снизились риски потери документов и количество ошибок

Самое главное – компания получила прозрачный инструмент бюджетного контроля.

10 июня компания TerraLink провела очередной вебинар серии «Комплексная система управления процессами «Бюджетный контроль. Управление договорами. От закупки до платежа» на платформе SharePoint». В вебинаре приняли участие руководители и ведущие специалисты отдела закупок, представители финансовых и юридических служб, а также сотрудники отдела информационных технологий российских компаний из самых разных отраслей бизнеса.

На вебинаре была смоделирована нестандартная ситуация закупки – внеплановая закупка, которая изначально не была заложена в бюджет подразделения. Таким образом, система продемонстрировала возможности работы по не определенным заранее сценариям. Иногда у компаний возникают потребности в срочной закупке, сверх бюджета, но система позволяет решать и такие нестандартные задачи. Для этого изменяется маршрут согласования документов и заявок, привлекаются дополнительные согласующие, вплоть до генерального директора. Слушатели вебинара смогли воочию ознакомиться с интерфейсом и функционалом системы и отметили большую востребованность данного решения для оптимизации закупочной деятельности.

Приглашаем Вас принять участие в вебинаре!

Вебинар «Комплексная Система управления процессами «Бюджетный контроль. Управление договорами. От закупки до платежа» на платформе SharePoint» состоится 9 июля 2014 в 11:00. Специалисты компании TerraLink продемонстрируют участникам мероприятия работу комплексного решения для автоматизации сквозных бизнес-процессов. Оно интегрируется с учетной системой и позволяет управлять закупками, договорами, вести бюджетный контроль и согласовывать платежи.

Вы можете зарегистрироваться на вебинар, пройдя по ссылке: http://www.terralink.ru/events/2014-07-09/

Следите за новостями на нашем сайте, присоединяйтесь к нам в рамках следующих мероприятий!