Роботизация рабочих процессов для автоматизации рутинных операций

Автоматизация рутинных операций снижает себестоимость корпоративных бизнес-процессов, исключает ошибки при обработке информации, сокращает цикл ее обработки, а также гарантирует соблюдение корпоративных и отраслевых стандартов.

Разрозненные специализированные информационные системы – основной барьер на пути эффективности обработки информации

Большинство современных организаций использует в своей работе несколько автоматизированных информационных систем:

  • финансово-ученые системы (ERP),
  • системы управления коммуникациями с клиентами (CRM),
  • системы учета оказанных услуг и выставления счетов (биллинг),
  • системы управления персоналом (HCM),
  • системы управления бизнес-контентом (ECM),
  • почтовые системы,
  • порталы для коммуникаций с клиентами,
  • и многие другие.

Несмотря на столь высокий уровень автоматизации, объем ручных операций пользователей по-прежнему остается неприемлемо высоким. Характерными примерами таких операций являются:

  • повторный ввод одних и тех же данных в несколько автоматизированных информационных систем,
  • ручной перенос результирующих данных из одной системы в другую в качестве исходных для дальнейшей обработки,
  • поиск данных в нескольких системах с целью их сбора, консолидации и подготовки корпоративной отчетности.

Кроме того, дело не ограничивается корпоративными системами. Пользователи зачастую должны осуществлять поиск информации на внешних сайтах, например, с целью получения объявлений о планируемых тендерных процедурах, анализа цен конкурентов, обновления статуса исполнения заказов партнерами, поиска кандидатов на работу и в других аналогичных случаях.

Наиболее печально, что на таких работах заняты, зачастую, весьма квалифицированные сотрудники. И, это отнюдь не разовые, но регулярные работы, являющиеся частью производственного процесса, причем, в ряде отраслей подобные рутинные задачи могут занимать до 47% рабочего времени сотрудника!

Для деятельности многих организаций характерны следующие особенности:

  • множество повторяющихся ручных операций,
  • большие массивы данных,
  • разъединенные информационные системы,
  • использование квалифицированных сотрудников на операциях, не требующих профессиональных знаний,
  • наличие пиковых периодов в обработке информации,
  • привлечение сотрудников на сверхурочные работы.

Если Вы в своей работе сталкиваясь с этими или аналогичными проблемами, то компания TerraLink будет рада предложить Вам эффективное и современное решение - роботизацию рабочих процессов.

Что такое RPA?

Robot Process Automation (RPA) – это специализированные программные средства, которые имитируют работу пользователя, взаимодействуя с различными автоматизированными информационными системами через стандартный пользовательский интерфейс. Благодаря этому отпадает необходимость в трудоемкой и затратной программной интеграции и обеспечивается совместная работа нескольких корпоративных систем. В том числе, и таких, к которым отсутствует иной доступ, кроме пользовательского, и/или принципиально невозможно использование программной интеграции посредством API (Application Programming Interface).

Наилучшими кандидатами на роботизацию являются те рабочие процессы, для которых характерны:

  • использование структурированных исходных данных,
  • наличие формальных правил и строгой последовательности выполнения операций,
  • повторяемость и высокая частотность,
  • отсутствие необходимости принимать решения человеком на основе информации, лежащей вне контекста выполняемого процесса,
  • высокие требования к качеству результата,
  • отслеживание выполненных операций и связи результата с исходными данными.

Примерами задач, успешно выполняемых роботами, являются:

  • перебивка информации из типовых документов в учетные системы,
  • перенос информации из одной системы в другую,
  • поиск информации на внешних сайтах / внутренних ресурсах с целью сбора и подготовки информации для дальнейшего анализа, и многие другие.

Решения TerraLink в области роботизации рабочих процессов основаны на использовании платформы Kapow производства компании Kofax.

Kapow – программное обеспечение RPA уровня Enterprise, которое автоматизирует рабочие процессы, имитируя взаимодействие человека с информационными системами. С помощью Kofax Kapow организации во всем мире достигают исключительных результатов в скорости, повышении качества операций и сокращении затрат.

Где применяется RPA?

Технологии RPA не имеют предпочтений в плане отраслевого применения. Они изначально разрабатывались, имея в виду кросс-отраслевые применения, ориентированные на совершенствование организации работ в компании любой отраслевой принадлежности и формы собственности. Примеры успешных проектов по внедрению программных роботов имеются практически во всех ключевых отраслях, однако, наибольшее распространение они получают там, где традиционно высок уровень ручного труда при обработке деловой информации. Это, например, такие отрасли, как:

  • банковская сфера,
  • страхование,
  • логистика,
  • телеком,
  • органы государственного управления,
  • добыча нефти, газа, полезных ископаемых,
  • и некоторые другие.

Какие задачи решает RPA?

С помощью технологий RPA можно эффективно решать многие бизнес-задачи, которые, вполне возможно, стоят также и перед Вашей компанией, например, следующие.

Финансово-хозяйственный учет

Разноска данных из поступивших по каналам ЮЗДО документов в проводки учетной системы

Бухгалтерский учет

Автоматизация обработки актов сверки

Соответствие требованиям регулирующих органов

Автоматизация подготовки отчетов по истребованиям ИФНС

Кадровый учет

Поиск кандидатов на работу на внешних кадровых ресурсах, регистрация нового сотрудника в учетных системах, управление метаданными записи сотрудника

Клиентская работа

Анализ информации о потенциальном клиенте в открытых источниках

Торговля

Автоматический заказ товара в соответствии с корпоративными политиками по управлению запасами

Закупки

Подбор пула потенциальных поставщиков, анализ конкурентных ценовых предложений

Основная деятельность

Сбор данных из корпоративных систем с целью их последующего анализа и прогнозов

Информационные технологии

Низкозатратная интеграция разнородных информационных систем

Какие выгоды дает RPA?

Бизнес-эффекты применения RPA очень наглядны. Для RPA вообще характерна прозрачность и простота расчета экономического эффекта. На основании мирового опыта можно отметить следующие экономические и бизнес-эффекты внедрения RPA:

  • сокращение себестоимости рабочих процессов - 25-50%,
  • условное высвобождение сотрудников в результате внедрения одного робота - 2-5
  • полных штатных единиц,
  • повышение продуктивности сотрудников - 35-50%,
  • среднее сокращение полного цикла потока операций в рамках одной транзакции обработки данных - 30%,
  • исключение ошибок и влияния человеческого фактора - 100%.

Однако, несомненно, главным эффектом от внедрения RPA является повышение удовлетворенности сотрудников своей работой, поскольку им больше не надо ежедневно выполнять однообразные операции по переписыванию данных из одного экрана в другой, и они могут заняться решением задач, соответствующих уровню их профессиональной подготовки. В зарубежной прессе отмечались случаи, когда внедрение роботизации привело не к сокращению сотрудников, а к уменьшению текучести кадров и стабилизации численности, и все это – благодаря повышению уровня удовлетворенности сотрудников своей работой.

Что могут делать программные роботы?

Имитировать действия человека, используя стандартные средства работы пользователей: считывать информацию с экранов, осуществлять ввод данных как бы через клавиатуру, управлять работой приложений, выполнять отдельные транзакции с помощью корпоративных приложений.
Организовать совместную работу (оркестрировать) нескольких корпоративных и/или внешних систем, которые связаны логикой единого процесса, но, в силу своей архитектуры, не имеют технологических программных интерфейсов.
Автоматизировать обработку запросов, поиск и сбор данных, отправлять ответы и подтверждения, взаимодействовать с внешними системами, инициировать запросы к контрагентам.
Распознавать данные, предоставляемые через пользовательский интерфейс (UI) корпоративных приложений, и передавать эти данные на обработку, взаимодействовать с корпоративными системами управления потоками работ (Workflow), управления бизнес-процессами (BPM), управления бизнес-контентом (ECM, EIM).

Почему Kapow?

Роботизация рабочих процессов на основе использования платформы Kapow обеспечивает устойчивое, масштабируемое, промышленное решение задач заказчика на самом высоком профессиональном уровне.

  • Передовая архитектура
    Исполнение роботов Kapow, как правило, осуществляется не на рабочих местах пользователей, а на сервере. Это обеспечивает неограниченное масштабирование, высокую доступность и отказоустойчивость установки.
  • Минимальные административные затраты
    Серверная установка Kapow позволяет исключить административные и все другие дополнительные затраты, связанные с лицензированием и поддержкой работы виртуальных машин, традиционно использовавшихся предыдущими поколениями средств RPA в качестве среды функционирования роботов.
  • Политика лицензирования, выгодная пользователям
    Роботы Kapow лицензируются не по количеству рабочих мест, на которых установлены роботы, а по количеству одновременно исполняемых роботов. Это не только стимулирует создание простых, максимально специализированных роботов, но и делает Kapow платформой, идеально подходящей для масштабных применений корпоративного уровня.
  • Непревзойденные средства отладки
    При проектировании роботов Kapow может непосредственно взаимодействовать с необходимыми ему корпоративными приложениями, что сокращает сроки разработки робота и повышает ее качество.
  • Доступность разработки для бизнес-пользователей
    Визуальная среда разработки Kapow не требует специальных знаний в области программирования. Привлечение бизнес-пользователей к разработке роботов гарантирует максимальных охват рабочих процессов, полное соответствие решения предъявляемым к нему требованиям, и, при этом, с минимальным привлечением сотрудников служб ИТ и внешних разработчиков.
  • Огромные опыт применений в различных отраслях
    Платформа Kapow стабильно развивается более двадцати лет! За это время накоплен огромный опыт решения разнообразных технических задач роботизации, а также получены впечатляющие результаты применения роботов в самых разнообразных отраслях – от медицины и научной деятельности до банков, страховых и промышленных компаний.
  • Интеллектуальные средства распознавания и бизнес-аналитика
    Пользователи Kapow могут воспользоваться всеми программными средствами от компании Kofax, включая промышленные средства бизнес-аналитики и возможности интеллектуального распознавания текстов.

Почему TerraLink?

Цифровизация рабочих мест на основе применения RPA - это задача, требующая глубокого понимания бизнес-контента автоматизируемых операций, владения методами анализа и оптимизации рабочих процессов, профессионального опыта работы с теми системами, для взаимодействия с которыми предназначаются создаваемые роботы.

Компания TerraLink имеет богатый опыт автоматизации документооборота, бизнес-процессов на основе SAP ERP, а также решения других задач входящих в контур систем управления корпоративной информацией.

Основываясь на своем богатом опыте и высочайшей квалификации наших разработчиков, мы обеспечим роботизацию Ваших рабочих процессов, превратив их из сложных, тяжелых и ресурсоемких в низкозатратные, эффективные и управляемые.