Автоматизация обработки счетов

Управление бизнес-контентом

Сокращение сроков обработки счетов в 3 раза при экономии до 20% затрат

Обработка входящих счетов слишком часто ведется вручную и требует значительных усилий, как для ваших сотрудников, так и для представителей поставщиков. Одним из наиболее трудоемких этапов ручной обработки является ввод в ERP данных из бумажных счетов или скан-копий, полученных по электронной почте. Другие действия по ручной обработке включают долгий поиск информации за предыдущие периоды, общение с поставщиком, запросы на дополнительную информацию, ручную маршрутизацию, мониторинг и предоставление информации о статусе неоплаченных счетов.

Способ, которым компания обрабатывает счета поставщиков, напрямую влияет на покупку и получение товаров и услуг. Неэффективная обработка часто приводит к просроченным платежам, что в свою очередь может привести к тому, что поставщики будут удерживать товары и услуги до тех пор, пока не будет проведена оплата предыдущих счетов, или будут требовать предоплату.

Решение по обработке счетов от TerraLink на базе SAP® Vendor Invoice Management (VIM) и SAP® Document Content Processing упрощает расчеты с поставщиками для клиентов SAP®. Решение оптимизирует и упрощает процесс получения, управления, мониторинга и маршрутизации счетов и связанной документации на всех уровнях. Система оптического распознавания (OCR) практически исключает вмешательство человека на этапе ввода данных из счетов, полученных в бумажном виде или прикрепленных к электронным письмам.

Решение является глубоко интегрированным и связанным с SAP® ERP и может быть развернуто в инфраструктуре заказчика или в облаке.

Сложности процесса обработки входящих счетов и позитивное влияние решения TerraLink

Трудность Причина Положительное влияние решения TerraLink
Соответствие регламентам и процедурам Ручные, бумажные процессы и неадекватное управление процессом обработки счетов
  • Автоматизированные процессы
  • Точная своевременная отчетность для внутренних служб и внешних организаций
Чрезмерная стоимость обработки одного счета Ручной ввод данных, упущенные скидки, просроченные платежи, чрезмерный труд, дубликаты и ошибки, а также многочисленные напоминания от поставщиков
  • Сокращение ручных и неэффективных процессов обработки бумажных счетов
  • Сокращение затрат благодаря автоматическому вводу данных при помощи OCR
Недостаточно хорошие отношения с поставщиками Недостаточная информация по статусу оплаты счета, просроченные платежи и медленные ответы на запросы
  • Улучшенные отношения с поставщиками благодаря своевременным платежам и меньшему количеству запросов по статусу оплаты
  • Более низкие цены, более высокие скидки, хорошая переговорная позиция и более высокий кредитный рейтинг

Обзор решения по обработке счетов

Ввод и обработка счетов всех видов

  • Автоматическое извлечение данных из счетов с помощью OCR. Решение извлекает подавляющее большинство данных счета быстро, надежно и автоматически на основе базы из тысяч образцов счетов со всего мира.
  • Ввод данных счетов, полученных из любого источника. Вводите счета, полученные любым способом в любом формате прямо в систему ERP. В результате ввод счетов удешевляется, и счета сразу видны. Это дает линейным менеджерам лучший контроль над бюджетами, позволяет поставщикам отслеживать статус счета и упрощает управление счетами.
  • 100% счетов – электронные. Обрабатывайте счета в электронном виде, будь то счета, полученные по электронной почте, отсканированные, отправленные по факсу, доставленные через XML или IDoc или введенные поставщиком через портал самообслуживания. Система OCR автоматически извлекает заголовок и позиции счета, если это необходимо.

Автоматизация согласования оплаты счетов

  • Управление процессом рассмотрения и согласования счетов. Решение предлагает контролируемое и автоматизированное размещение счетов, обработку исключений, эскалацию и отчетность, что приводит к снижению стоимости обработки.
  • Использование рабочих процессов. Решение предлагает преднастроенные рабочие процессы с расширяемой функциональностью, что сокращает время внедрения и затраты на развертывание.
  • Автоматизация маршрутизации и сортировки счетов. Назначьте шаги рабочего процесса для сортировки и маршрутизации счетов на основе ролей пользователей, правил авторизации, приоритетов и предустановленных сроков.

Удобный мониторинг и согласование оплаты

  • Мониторинг статуса счета и уведомления. Мониторинг статуса согласования счетов и уведомление поставщиков о возникших проблемах для ускорения решения вопросов.
  • Решение спорных вопросов. При рассмотрении споров по счетам персонал может использовать решение для запроса дополнительной информации, получения статуса заказов, отправки уведомлений об отмененных счетах и взаимодействия с другими сотрудниками.
  • Согласование счетов отовсюду. Решение позволяет согласовывать счета на смартфонах, планшетах или компьютерах из любой точки мира. Согласующие лица также имеют веб-доступ к информации обо всех счетах, которые они обрабатывают.

Подробные отчеты по согласованию счетов

  • Создание отчетов. Используйте встроенные отчеты и модели данных на основе кода поставщика, бизнес-единицы, типа исключения, ответственности и т. д. Используйте данные об исключениях для создания диаграмм процессов.
  • Легкий переход к информации о счете. Доступ к приложениям, контенту и истории с помощью интуитивно понятных графических панелей, которые позволяют перейти к электронной копии счета, заказу на поставку, накладной и другой информации о счете.

Результаты наших клиентов

  • Сокращение времени обработки счетов – в 3 раза
  • Сокращение количества нестандартных договоров и других исключений – в 2 раза
  • Электронный процесс согласования – 0% бумаги
  • Автоматическое определение маршрута согласования – 100% соответствия регламентам
  • Уменьшение численности персонала, обрабатывающего счета – на 25%
  • Снижение затрат на обработку – на 20%

О нас

  • Успешно реализованные проекты с миллионами счетов, обрабатываемыми каждый год
  • Более 200 000 человек по всему миру используют наши решения
  • Проекты в семи странах на трех континентах
  • Команда из более чем 200 профессионалов, готовых реализовать ваш проект
  • 11,4 года - средний опыт работы консультантов
  • Облачные и локальные внедрения в портфеле
  • Платиновый партнер OpenText с 2009 года