Управление документами сотрудников

Управление документами сотрудников

Сократите дублирование документов сотрудников до 20 раз, обеспечив 100% соответствия регламентам

В наши дни HR-менеджеры постепенно переориентируют свое внимание с процесса управления документами сотрудников на мероприятия, которые помогают достижению стратегических бизнес-целей компании. Однако при этом объем корпоративной информации продолжает расти, и это справедливо также и для кадровой документации. Она разбросана по различным локальным и облачным системам, приложениям, почтовым ящикам, личным и корпоративным устройствам.

Даже после внедрения такого передового HR-решения, как SAP® SuccessFactors®, проблема все еще сохраняется из-за разрозненного хранения документов в разных модулях системы. Например, в модуле Employee Central хранятся визы, удостоверения личности, водительские права, паспорта и т.д. Письма с предложением работы, резюме, рекомендательные письма, результаты проверок кандидата службой безопасности и пр. хранятся в модуле Recruiting, налоговые формы хранятся в модуле Onboarding.

Очень важно иметь доступ к актуальной информации, там и тогда, когда вам это нужно, и ваше решение по управлению кадровыми документами должно быть тесно интегрировано с бизнес-процессами HR. Расширив возможности SAP® SuccessFactors®, HR-служба сможет получить доступ ко всему необходимому контенту и иметь возможность эффективно управлять кадрами, проводить HR-проекты и оправдывать ожидания сотрудников относительно качества и скорости своей работы.

Решение TerraLink по управлению документами сотрудников на базе OpenText™ Extended ECM для SAP® SuccessFactors® обеспечивает централизованное безопасное хранение и управление кадровой документацией. Благодаря полнотекстовому поиску и иерархической структуре папок HR-менеджеры могут быстро находить всю необходимую информацию, а также профилировать и сохранять документы в одном централизованном решении. Такие документы, как предложения о работе, трудовые договоры и компенсационные планы, могут быть сформированы на базе заранее подготовленных шаблонов. Кроме того, HR-служба может создавать отчеты и собирать все документы сотрудников по мере необходимости.

Сложности и проблемы управления документами сотрудников

  • Неэффективные процессы управления HR-документами негативно влияют на работу с сотрудниками и препятствуют концентрации внимания на стратегических вопросах
  • Неполные или потерянные документы сотрудников приводят к неясности и неправильным решениям, а также к рискам несоответствия регламентам и последующим штрафам
  • Создание и распространение HR-документов вручную является трудоемким процессом, который может вести к дополнительным затратам и непоследовательным некачественным коммуникациям с персоналом
  • Отсутствие портала самообслуживания увеличивает поток запросов в службу HR и снижает удовлетворенность сотрудников
  • Хранение нескольких физических копий документов сотрудников в разных местах увеличивает затраты на хранение и транспортировку и затрудняет разграничение прав доступа
  • Поддержка и обеспечение бесперебойной работы и аварийного восстановления нескольких HR-систем увеличивает затраты на ИТ

Функционал решения по управлению документами сотрудников

Управление документами сотрудников:

  • Централизованное хранилище с метаданными
  • Структура папок и таксономия
  • HR-процессы и рабочие процессы
  • Полнотекстовый поиск
  • 360-градусный обзор сотрудника
  • Права доступа на основе ролей

Создание документов сотрудников:

  • Заранее подготовленные шаблоны документов
  • Автоматизация процессов работы с документами
  • Маршруты согласования и утверждения
  • Многоканальное распространение
  • Самообслуживание

Ведение кадровой документации:

  • Управление и соответствие нормативным требованиям
  • Проверка полноты документа
  • История работы с документом
  • Настраиваемая отчетность

Преимущества для бизнеса решения по управлению документами сотрудников

  • Улучшение взаимодействия с сотрудниками с помощью простого, 360-градусного доступа ко всей информации, документам и сообщениям из пользовательского интерфейса SAP® SuccessFactors®
  • Улучшение взаимодействия между сотрудниками и кандидатами посредством проактивных, персонализированных и многоканальных коммуникаций
  • Уменьшение рисков, повышение эффективности и сокращение административных издержек благодаря возможности загрузки документов самими сотрудниками через портал самообслуживания и мобильный доступ
  • Упрощение и ускорение проверок благодаря немедленному управляемому доступу ко всей требуемой информации о сотрудниках
  • Обеспечение управляемости, включая безопасность данных и соблюдение регламентов HR, путем отслеживания любых устаревших или отсутствующих документов
  • Поддержка развертывания в корпоративной, облачной или гибридной инфраструктуре
  • Единая платформа, отсутствие разрозненных хранилищ информации

Обзор решения по управлению документами сотрудников

Упрощение HR-процессов благодаря централизации и доступности всей информации о сотрудниках

Наше решение на основе OpenText™ Extended ECM для SAP® SuccessFactors® повышает ценность SAP® SuccessFactors®, надежно управляя всем неструктурированным контентом, связанным с делами сотрудников. Решение интегрировано в пользовательский интерфейс SAP® SuccessFactors®, поэтому контент легко доступен для менеджеров по персоналу и других уполномоченных сотрудников.

Любой документ может быть оцифрован, сохранен в едином защищенном хранилище и связан с личным делом сотрудника. Это ведет к сокращению числа бумажных документов и расходов, связанных с их хранением. Доступ к оцифрованным документам строго контролируется с помощью системы безопасности на основе ролей.

Улучшение взаимодействия с сотрудниками посредством персонализированных коммуникаций

Решение включает возможности создания документов, встроенные в HR-процессы. Из рабочих процессов SAP® SuccessFactors® могут создаваться такие документы, как письма с предложением работы, трудовые договоры, планы компенсации, сообщения о программах мотивации, с использованием утвержденных шаблонов, персонализированных для получателя и отправленных предпочтительным для него способом.

Функция создания документов ускоряет и упрощает общение с кандидатами, сотрудниками, подрядчиками. Все документы, созданные с использованием решения, легко добавляются и обновляются в соответствующем личном деле сотрудника.

Обеспечение соответствия документов сотрудников посредством автоматического мониторинга

Решение может идентифицировать отсутствующие и устаревшие документы сотрудников посредством проверки полноты на основе правил, определенных HR-администратором. Эта информация отображается на странице HR-менеджера и странице сотрудника, поэтому корректирующие меры могут быть легко предприняты.

Правильное хранение документов

Стандартная функция архивирования поддерживает безопасное хранение всех HR-документов. Хранение осуществляется на основе правил, определенных HR-администратором. Различные правила хранения могут быть определены на основе требований страны, региона и позиций сотрудников. Требования к срокам хранения могут быть размещены на документах. Документы сотрудников, которые превысили определенный период хранения, могут быть удалены через рабочий процесс HR с надлежащим согласованием и отчетностью.

Максимальная гибкость развертывания в облачных, локальных и гибридных сценариях

В рамках цифровой трансформации многие организации определяют свою облачную стратегию. Но даже компании с четким планом миграции должны проделать путь трансформации, который может занять несколько лет. Наше решение защищает ваши инвестиции, поддерживая развертывание в облачных, локальных и гибридных средах.

Результаты клиентов

  • Сокращение дублирования документов – 20 раз
  • Экономия часов, затрачиваемых на поиск документов – 20 000 в год
  • Электронные файлы сотрудников – 0% бумаги
  • Автоматическое определение времени удержания – 100% соответствия регламентам
  • Обзор файлов сотрудников – 360°

О нас

  • Более 150 успешно реализованных проектов по управлению корпоративным контентом
  • Более 200 000 человек по всему миру используют наши решения
  • Проекты в семи странах на трех континентах
  • Команда из более чем 200 профессионалов, готовых реализовать ваш проект
  • 11,4 года - средний опыт работы консультантов
  • Облачные и локальные внедрения в портфеле
  • Платиновый партнер OpenText с 2009 года