Цифровая трансформация договорной деятельности в крупной нефтегазовой компании

TerraLink внедрила договорной документооборот на платформе OpenText Extended Enterprise Content Management for SAP (xECM) в группу компаний в сфере добычи, переработки нефти и газа, а также сбыта нефтепродуктов.

Клиент столкнулся с множеством вызовов в области договорного документооборота. Каждое предприятие в составе Группы использовало собственные учетные и документооборотные системы, что приводило к значительным затратам времени и ресурсов на сбор, консолидацию и унификацию данных. Дополнительную сложность вносило разнообразие направлений деятельности — от геологоразведки до сбыта нефтепродуктов — что усложняло процессы согласования и управления договорами.

Важной задачей стало создание единого стандарта договорного документооборота, включающего:

• Унифицированную электронную карточку договора
• Стандартизированный процесс согласования
• Сокращение сроков заключения договоров
• Повышение качества экспертизы договорных документов
• Переход на электронное подписание

Дополнительно необходимо было автоматизировать процесс обработки внутригрупповых договоров, которые требовали значительных трудозатрат, несмотря на низкий уровень риска. Также клиенту требовалась интеграция с системой мониторинга благонадежности контрагентов и обеспечение единой отчетности по платежным обязательствам в соответствии с международными и российскими стандартами финансовой отчетности.

Для реализации проекта была выбрана платформа OpenText Extended Enterprise Content Management for SAP (xECM) — современное решение для маршрутизации и хранения электронных документов с удобным доступом к данным. В рамках проекта компания TerraLink внедрила новый модуль договорных документов в ранее внедренную систему документооборота клиента.

• Разработка электронных карточек договоров различных типов
• Разграничение прав доступа к договорам по организациям и подразделениям
• Создание единого классификатора договоров
• Гибко настраиваемые маршруты согласования
• Автоматизация обработки внутригрупповых договоров
• Генерация текстов договоров по утвержденным шаблонам
• Штрихкодирование и защита от несанкционированных изменений
• Контроль движения бумажных оригиналов договоров
• Формирование аналитики для отчетности по МСФО и анализ экономических результатов
• Электронное подписание договоров как внутри Группы, так и с внешними контрагентами

Интеграция с системами клиента:

• Учетные системы (SAP ERP, 1С)
• Система мониторинга благонадежности контрагентов
• Реестр контролируемых сделок
• Единый реестр имущества Группы
• Налоговая витрина данных
• Система нормативно-справочной информации
• Электронное хранилище документов
• Модуль обмена электронными документами с операторами ЭДО

Отчетность:

• Реестр договорных документов
• Отчет о ходе согласования договоров

Кроме того, была проведена полномасштабная программа обучения сотрудников клиента, что обеспечило успешное внедрение системы и ее эффективное использование.

В результате внедрения системы клиент получил:

• Унифицированный процесс согласования договоров
• Централизованный учет договоров и контроль их исполнения
• Гибкое управление жизненным циклом договорных документов
• Консолидированную отчетность по всей Группе компаний
• Возможность анализа объемов оборотов с контрагентами и проведения внутреннего комплаенса
• Повышенный контроль за обязательствами и снижение рисков
• Существенное улучшение эффективности взаимодействия с контрагентами

Проект стал важным шагом к цифровой трансформации договорного документооборота в Группе, обеспечивая прозрачность, надежность и удобство управления документами.