Управление кадровыми документами

Кадровый электронный документооборот  (КЭДО) - решение для управления документами сотрудников.  Использование КЭДО помогает HR менеджерам эффективно вести кадровую документацию, улучшить взаимодействие с сотрудниками и кандидатами, упростить процессы проверок, снизить риски ошибок и сократить издержки. 

В наши дни HR-менеджеры постепенно переориентируют свое внимание с процесса управления документами сотрудников на мероприятия, которые помогают достижению стратегических бизнес-целей компании. Однако при этом объем корпоративной информации продолжает расти, и это справедливо также и для кадровой документации. Она разбросана по различным локальным и облачным системам, приложениям, почтовым ящикам, личным и корпоративным устройствам.

Даже после внедрения такого передового HR-решения, как SAP SuccessFactors, проблема все еще сохраняется из-за разрозненного хранения документов в разных модулях системы. Например, в модуле Employee Central хранятся визы, удостоверения личности, водительские права, паспорта и т.д. Письма с предложением работы, резюме, рекомендательные письма, результаты проверок кандидата службой безопасности и пр. хранятся в модуле Recruiting, налоговые формы хранятся в модуле Onboarding.

КЭДО

Очень важно иметь доступ к актуальной информации, там и тогда, когда вам это нужно, и ваше решение по управлению кадровыми документами должно быть тесно интегрировано с бизнес-процессами HR. Расширив возможности SAP SuccessFactors с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО), HR-служба сможет получить доступ ко всему необходимому контенту и иметь возможность эффективно управлять кадрами, проводить HR-проекты и оправдывать ожидания сотрудников относительно качества и скорости своей работы.

Решение TerraLink по управлению документами сотрудников на базе OpenText Extended ECM для SAP SuccessFactors обеспечивает централизованное безопасное хранение и управление кадровой документацией. Благодаря полнотекстовому поиску и иерархической структуре папок HR-менеджеры могут быстро находить всю необходимую информацию, а также профилировать и сохранять документы в одном централизованном решении. Такие документы, как предложения о работе, трудовые договоры и компенсационные планы, могут быть сформированы на базе заранее подготовленных шаблонов. Кроме того, HR-служба может создавать отчеты и собирать все документы сотрудников по мере необходимости.

Сложности и проблемы управления документами сотрудников

• Неэффективные процессы управления HR-документами негативно влияют на работу с сотрудниками и препятствуют концентрации внимания на стратегических вопросах
• Неполные или потерянные документы сотрудников приводят к неясности и неправильным решениям, а также к рискам несоответствия регламентам и последующим штрафам
• Создание и распространение HR-документов вручную является трудоемким процессом, который может вести к дополнительным затратам и непоследовательным некачественным коммуникациям с персоналом
• Отсутствие портала самообслуживания увеличивает поток запросов в службу HR и снижает удовлетворенность сотрудников
• Хранение нескольких физических копий документов сотрудников в разных местах увеличивает затраты на хранение и транспортировку и затрудняет разграничение прав доступа
• Поддержка и обеспечение бесперебойной работы и аварийного восстановления нескольких HR-систем увеличивает затраты на ИТ

Функционал решения по управлению документами сотрудников

Управление документами сотрудников:

• Централизованное хранилище с метаданными
• Структура папок и таксономия
• HR-процессы и рабочие процессы
• Полнотекстовый поиск
• 360-градусный обзор сотрудника
• Права доступа на основе ролей

Создание документов сотрудников:

• Заранее подготовленные шаблоны документов
• Автоматизация процессов работы с документами
• Маршруты согласования и утверждения
• Многоканальное распространение
• Самообслуживание

Ведение кадровой документации:

• Управление и соответствие нормативным требованиям
• Проверка полноты документа
• История работы с документом
• Настраиваемая отчетность

Преимущества для бизнеса решения по управлению документами сотрудников

• Улучшение взаимодействия с сотрудниками с помощью простого, 360-градусного доступа ко всей информации, документам и сообщениям из пользовательского интерфейса SAP SuccessFactors
• Улучшение взаимодействия между сотрудниками и кандидатами посредством проактивных, персонализированных и многоканальных коммуникаций
• Уменьшение рисков, повышение эффективности и сокращение административных издержек благодаря возможности загрузки документов самими сотрудниками через портал самообслуживания и мобильный доступ
• Упрощение и ускорение проверок благодаря немедленному управляемому доступу ко всей требуемой информации о сотрудниках
• Обеспечение управляемости, включая безопасность данных и соблюдение регламентов HR, путем отслеживания любых устаревших или отсутствующих документов
• Поддержка развертывания в корпоративной, облачной или гибридной инфраструктуре
• Единая платформа, отсутствие разрозненных хранилищ информации

Обзор решения по управлению документами сотрудников

Упрощение HR-процессов благодаря централизации и доступности всей информации о сотрудниках

Наше решение на основе OpenText Extended ECM для SAP SuccessFactors повышает ценность SAP SuccessFactors, надежно управляя всем неструктурированным контентом, связанным с делами сотрудников. Решение интегрировано в пользовательский интерфейс SAP SuccessFactors, поэтому контент легко доступен для менеджеров по персоналу и других уполномоченных сотрудников.

Любой документ может быть оцифрован, сохранен в едином защищенном хранилище и связан с личным делом сотрудника. Это ведет к сокращению числа бумажных документов и расходов, связанных с их хранением. Доступ к оцифрованным документам строго контролируется с помощью системы безопасности на основе ролей.

Улучшение взаимодействия с сотрудниками посредством персонализированных коммуникаций

Решение включает возможности создания документов, встроенные в HR-процессы. Из рабочих процессов SAP SuccessFactors могут создаваться такие документы, как письма с предложением работы, трудовые договоры, планы компенсации, сообщения о программах мотивации, с использованием утвержденных шаблонов, персонализированных для получателя и отправленных предпочтительным для него способом.

Функция создания документов ускоряет и упрощает общение с кандидатами, сотрудниками, подрядчиками. Все документы, созданные с использованием решения, легко добавляются и обновляются в соответствующем личном деле сотрудника.

Обеспечение соответствия документов сотрудников посредством автоматического мониторинга

Решение может идентифицировать отсутствующие и устаревшие документы сотрудников посредством проверки полноты на основе правил, определенных HR-администратором. Эта информация отображается на странице HR-менеджера и странице сотрудника, поэтому корректирующие меры могут быть легко предприняты.

Правильное хранение документов

Стандартная функция архивирования поддерживает безопасное хранение всех HR-документов. Хранение осуществляется на основе правил, определенных HR-администратором. Различные правила хранения могут быть определены на основе требований страны, региона и позиций сотрудников. Требования к срокам хранения могут быть размещены на документах. Документы сотрудников, которые превысили определенный период хранения, могут быть удалены через рабочий процесс HR с надлежащим согласованием и отчетностью.

Максимальная гибкость развертывания в облачных, локальных и гибридных сценариях

В рамках цифровой трансформации многие организации определяют свою облачную стратегию. Но даже компании с четким планом миграции должны проделать путь трансформации, который может занять несколько лет. Наше решение защищает ваши инвестиции, поддерживая развертывание в облачных, локальных и гибридных средах.

Результаты клиентов

• Сокращение дублирования документов – 20 раз
• Экономия часов, затрачиваемых на поиск документов – 20 000 в год
• Электронные файлы сотрудников – 0% бумаги
• Автоматическое определение времени удержания – 100% соответствия регламентам
• Обзор файлов сотрудников – 360°