Управление административными документами

Решение TerraLink по управлению административными документами на платформе OpenText предназначено для автоматизации управления различными видами документов: входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней документацией, организационно-распорядительной документацией (ОРД) и др. Решение повышает эффективность рабочих процессов в крупных компаниях, снижает сроки подготовки документов и упрощает поиск необходимых данных в обширной базе документации компании.

Работа любой современной организации неминуемо связана с возрастающим объемом документооборота как бумажного, так и электронного. Большое количество входящих обращений, а также внутренние документы порождают поручения, от выполнения которых зависят результаты деятельности организации. Однако при отсутствии электронной системы регистрации документов и автоматизации контроля исполнения поручений, руководство не имеет четкого понимания происходящих процессов, а многие задачи хронически не выполняются.

Автоматизируйте организацию исполнения документов

Решение TerraLink по управлению административными документами реализовано на платформах OpenText Extended ECM или OpenText Content Server и предназначено для автоматизации управления следующими видами документов:

• входящая корреспонденция,
• исходящая корреспонденция,
• внутренняя документация (служебные и докладные записки, материалы совещаний и заседаний),
• организационно-распорядительная документация (приказы, решения, распоряжения, протоколы),
• поручения,
• другие документы.

Типичные проблемы, связанные с исполнением документов

• У исполнителей и их руководителей нет связной картины текущих задач от руководства с приоритетами и сроками исполнения.
• Обратная связь с исполнителем поручения занимает много времени.
• Неравномерная загрузка исполнителей и непонимание, сколько времени каждый из сотрудников тратит на выполнение задачи.
• Отсутствие упреждающего контроля о приближающемся сроке исполнения поручения.
• Отсутствие единой политики выдачи и регистрации поручений.
• Отсутствие контроля исполнения решений коллегиальных органов управления.

Функционал решения для управления административными документами

• Ведение делопроизводства в полном соответствии с требованиями законодательства.
• Своевременное и правильное создание и регистрация всех типов документов.
• Полный контроль жизненного цикла документов с момента создания/получения до завершения исполнения/отправления.
• Гарантированная поддержка целостности, актуальности, достоверности и сохранности документов.
• Хранение, систематизация, подготовка документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно корпоративных норм и правил.
• Использование утвержденных шаблонов документов, реализация унифицированных маршрутов исполнения, рассмотрения и согласования документов.
• Предоставление доступа к документам в соответствии с правами.

Бизнес-выгоды от внедрения решения для управления административными документами

• Повышение эффективности рабочих процессов, повышение производительности труда персонала, снижение операционных затрат.
• Радикальное сокращение сроков подготовки документов без снижения их качества.
• На порядок сокращается время поиска необходимого документа.
• Процесс обработки, рассмотрения и согласования организационно-распорядительной документации становится полностью прозрачным и оперативным.
• Надежное и упорядоченное хранение документов.
• Практически полностью исключается потеря документов.
• Укрепление исполнительской дисциплины и соблюдение регламентов.
• Снижение рисков несоответствия корпоративным политикам, законодательству и требованиям регуляторов рынка.

Основные возможности решения для управления административными документами

Решение автоматизирует выполнение всех операций, необходимых для полнофункционального управления организационно-распорядительными документами:

• Регистрация документа. При регистрации документов автоматически выбирается экранная форма (регистрационная карточка), соответствующая классификационным признакам регистрируемого документа. Обеспечено автоматическое формирование уникального регистрационного номера, структура которого определяется корпоративными правилами.
• Формирование поручения. Для каждого документа в системе можно создать поручение для исполнения или ознакомление с документом. Количество поручений для документа не ограничено. Все поручения имеют связь с основным документом.
• Согласование документа и исполнение поручения. Существует возможность запуска процесса обработки документа с целью его согласования/исполнения. Задачи процесса могут быть назначены на группу (роли) или на конкретного пользователя.
• Структурированное хранение документов. Для организации хранения документов используются рабочие пространства. Имеется разделение на корпоративное и личное для каждого пользователя рабочее пространство. Для дальнейшего структурирования рабочего пространства используются папки, которые формируются на основании потребностей заказчика, например, в соответствии с основными направлениями бизнеса, исполняемыми бизнес-процессами, типами обрабатываемых документов и/или на основе любых других принципов.
• Формирование напоминаний. Пользователи получают различные уведомления по электронной почте, например, о назначении пользователю новой задачи, изменении статуса документа, о приближающемся сроке завершения задачи или о просроченной задаче, и могут оперативно на них отреагировать непосредственно в теле электронного письма.
• Поиск документов. Решение предусматривает множество вариантов поиска документов. Возможен атрибутивный поиск, причем по любому полю регистрационной карточки, а также полнотекстовый поиск. Результаты поиска можно выгрузить в файлы форматов DOCX, XLSX, PDF. Есть возможность выполнения массовых операций над результатами поиска. Предусмотрено сохранение поисковых запросов и их последующее использование в качестве шаблонов поиска. Имеется возможность ввода запроса через «быструю» строку поиска. Результаты поиска могут быть представлены как в графической, так и в табличной форме. Поиск всегда выполняется с учетом прав пользователя.
• Интеграция с корпоративными информационными системами. Решение предусматривает интеграцию с такими корпоративными информационными системами, как система управления персоналом, служба каталогов Active Directory, системы ведения мастер-данных, корпоративный сервер электронной почты, приложения Microsoft Office.
• Отчетность. Решение предусматривает выдачу набора печатных форм, что позволяет анализировать состояние работы и осуществить необходимое документирование печати работы. Реализовано формирование следующих документов в бумажной форме:
• лист согласования - возможность просмотра детального листа согласования;
• лист визирования - печать листа визирования для сбора подписей;
• реестр документов - для просмотра состава документов и их анализа без доступа к системе.

Удобство работы с решением

Решение включает ряд функций, благодаря которым работа с ОРД становится особенно удобной и эффективной. В решении автоматизированы функции, традиционно требующие больших затрат ручного труда, в частности, такие как:

• Формирование документов на основе шаблонов. Текст договора будет сформирован автоматически благодаря заполнению шаблона метаданными.
• Преобразование бумажных документов в электронные. Поступающие в бумажном виде документы могут быть преобразованы в электронные путем сканирования. Штрихкодирование документов позволит с минимальными затратами труда и времени разместить их в соответствующих фрагментах структуры хранения, а полнофункциональное распознавание позволит сформировать регистрационную карточку документа без необходимости ручного ввода данных.
• Установка связей между документами. Учет связей текущего документа с другими документами в системе позволяет оперативно понять деловой контекст выполняемой операции: на основании каких документов сделан текущий документ, на исполнение каких документов он может оказать влияние и т.д. Связи между документами могут быть установлены как вручную, так и автоматически.
• Расширенная система управления правами доступа. При регистрации документа пользователь может установить ему гриф, который влияет на применимость прав доступа при поиске.