Автоматизация обмена электронными документами

• Интеграция ЭДО в SAP решения

Управление процессами обмена документами

С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей. Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. 

Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.

Обмен юридически-значимыми электронными документами (счета-фактуры, транспортные накладные) — это мгновенная и гарантированная доставка любому партнеру независимо от того, где он находится. Компании не нужно привлекать курьеров, сокращается бумажная волокита.

Организация внутрикорпоративного обмена документами с применением электронной цифровой подписи между подразделениями копаниями или дочерними предприятиями (склады, заводы, сервис-центры и др.) позволит повысить производительность и эффективность работы, многократно снизит время и затраты на обработку информации.  

Процессы обмена документами с обеспечением их юридической значимости на сегодняшний день могут производится и с контрагентами из других стран. Например, осенью 2021 года компании из России и Казахстана впервые обменялись электронными документами с ЭЦП. В рамках тестирования сервиса были проведены работы по подписанию актов выполненных работ и счетов-фактур с помощью ЭЦП (ЭП) компаний-резидентов двух стран, их пересылке, проверке на легитимность и валидность законно признанными в каждой стране механизмами.

Стоит отметить, что и такие процессы, как маркировка товаров и прослеживаемость, горизонтальный мониторинг компании внедрить гораздо проще, если уже есть база в виде электронного документооборота и бизнес-процессы в компании автоматизированы и интегрированы между собой.

Интеграция ЭДО с системами компании

Если компания отправляет и принимает много электронных данных, автоматизация ЭДО и интеграция бизнес-процессов позволит повысить контроль и упростить схему документооборота. Сотрудники смогут работать с информацией без переключения между программами. Чтобы отправлять и принимать электронные данные в привычной системе в режиме единого окна, можно рассмотреть решения для интеграции процессов электронного обмена документами с учетной системой.

Компаниям, использующим SAP ERP, мы предлагаем интеграционное решение TerraLink, которое позволит расширить функциональность учетной системы в части управления электронными документами. Работа с электронными документами — это относительно небольшая область с точки зрения всей SAP-системы, но процессы документооборота разной сложности есть у каждого предприятия. И очень часто здесь есть что улучшить.

Например, почти всегда путь документа начинается или заканчивается вне SAP-системы. В точках, где бумажные или электронные документы извне попадают в SAP ERP или выходят из системы, возникают заторы — там автоматический процесс прерывается ручным трудом. Бывает, что для выполнения определенных операций над файлами и образами документов приходится покидать SAP ERP — вновь возникает затор.

Мы знаем, как преодолеть такие трудности, сделать документооборот цельным и безошибочным, сберечь время и ресурсы.

Преимущества интеграции ЭДО в SAP

Полная интеграция ЭДО решений в SAP-системы делает работу с электронными документами такой же простой, как печать бумажных документов, и, ко всему прочему, дает возможность отслеживать статус документов непосредственно из тех SAP-приложений, где они были сформированы или получены.
Сразу после установки такого решения появляется возможность выполнять следующие задачи непосредственно в SAP-системе:

• Просматривать полученные от контрагентов электронные документы
• Подписывать документы или отклонять документы с указанием причины отказа
• Принимать счета-фактуры или запрашивать корректирующие счета-фактуры с указанием причины запроса
• Подписывать и отправлять контрагентам электронные документы (счета-фактуры, накладные и другие))
• Выполнять массовую обработку документов
• Отслеживать статус каждого документа: документ доставлен, ожидает подписи, подписан, отклонен, получен, согласован.

Выбор решения для интеграции ЭДО

Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация обмена документами необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов.

Компания TerraLink постоянно дополняет свою экспертизу проверенными и зарекомендовавшими себя методологиями ЭДО, и лучшими в своем классе средствами для управления проектами с целью предоставления своим клиентам решений и поддержки на самом высоком уровне. При консалтинге мы всегда стремимся максимально вовлечь сотрудников предприятия-клиента в процесс, чтобы затем они могли не только эффективно работать с построенной на решениях TerraLink системой электронного документооборота, но и самостоятельно развивать и модифицировать ее.

Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты TerraLink разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензий.

Связаться с нами