Как спланировать переход бизнеса на ЭДО и не забыть о самом важном

Преимущества перехода компаний к межкорпоративному обмену документами в цифровом формате очевидны: это избавление от бумаги, снижение загрузки финансовых подразделений, ускорение взаимодействия с контрагентами и повышение прозрачности бизнес-процессов. Однако внедрение новой технологии в деятельность компании всегда требует основательной подготовки. Планируете ли вы решить вопрос силами своего ИТ-департамента или необходимо привлечь команду внешних специалистов, в обоих случаях необходимо иметь точное понимание процесса, иначе техническое задание может оказаться неполным либо некорректным.

Чтобы помочь вам правильно поставить задачу команде внедрения электронного документооборота и ничего не упустить, мы подготовили ряд вопросов, ответы на которые помогут сформировать наиболее полную картину процессов документооборота именно в вашей компании.

На какие вопросы важно ответить при планировании перехода на ЭДО

1. Чью работу изменит переход на ЭДО, и кто сможет поддержать эти изменения?

Как правило, электронный документооборот меняет работу отдела закупок, бухгалтерии и клиентских подразделений. В зависимости от структуры вашей организации в этом перечне могут быть и другие отделы. 
Для внедрения нужно будет создать рабочую группу из сотрудников этих отделов, добавить в неё представителей ИТ-подразделения и куратора из высшего руководства. Главной задачей куратора будет продвижение проекта и разрешение спорных ситуаций, поэтому важно, чтобы он обладал необходимыми полномочиями и авторитетом. 

2. Какие документы и в каком количестве участвуют в обмене?

Основные виды финансовых документов — счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ. Кроме того, следует помнить о полном комплекте сопроводительных документов, таких как договоры с приложениями, акты сверки и т.д. Их также нужно переводить в электронный формат, чтобы полностью исключить обмен документами на бумаге.
Важно хотя бы приблизительно оценить количество документов. Это позволит рассчитать экономическую эффективность проекта.

3. С какими операторами ЭДО работают ключевые клиенты вашей компании?

В идеале электронный документооборот должен охватывать всех клиентов. Но двигаться к этой цели нужно постепенно, начиная с ключевых контрагентов, создающих основной поток документов. В первую очередь выбирайте операторов, без которых невозможна работа с ключевыми клиентами, остальных можно будет добавить по мере необходимости. Такой подход позволит быстрее достичь цели внедрения и значительно раньше оценить выигрыш.

4. С какими внутренними системами будет интегрироваться электронный документооборот?

Чтобы получить максимальный выигрыш от внедрения системы ЭДО, нужно максимально полно интегрировать её в существующий ИТ-ландшафт. Для этого потребуется полный список систем, в которых документы создаются, проводятся, проходят согласование и утверждение. Чем более полной будет интеграция с внутренними системами, тем заметнее сократятся операционные затраты. 

5. Какие изменения потребуется внести в бизнес-процессы и организационную структуру компании?

Электронное взаимодействие с контрагентами, скорее всего, позволит централизовать подготовку и обмен документами и отказаться от привлечения курьерской службы, сортировки и отправки документов по почте, визирования бумажных счетов. Оптимизация процессов требует подготовки, поэтому заблаговременно наметьте необходимые изменения.

Соберите ответы на эти вопросы и возьмите их с собой на встречу с теми, кто будет реализовывать ЭДО в вашей компании. Они станут отправной точкой для запуска процесса внедрения.

---

Команда TerraLink xDE помогает реализовать проект перехода на юридически значимый электронный документооборот под ключ и предварительно оптимизировать бизнес-процессы, провести методологические работы для подготовки регламентов, положений, других внутренних нормативных документов, а после подготовительной работы внедрить и настроить TerraLink xDE. Запросить предварительный расчет экономической эффективности проекта или задать вопрос по переходу на ЭДО проекта можно по ссылке.