Работа с цифровыми документами как часть непрерывности бизнеса

Почему важно организовать бесперебойную работу с поставщиками, подрядчиками и клиентами с соблюдением сроков оплаты

Бизнес многих компаний все чаще и чаще зависит от доступности тех или иных сервисов. Недавнее исследование PwC «Непрерывность бизнеса в России» показывает, что как минимум 40% компаний столкнулись в своей деятельности со значительным инцидентом. Среди причин длительного простоя респонденты в основном отметили сбой в информационной системе, прекращение подачи электроэнергии, обрыв канала связи, а также сбой со стороны третьих сторон (подрядчики, поставщики и т. д.) и ошибки персонала. Наиболее часто с этими угрозами сталкиваются компании из финансового, транспортного, ИТ и телекоммуникационных секторов, а также предприятия из сфер торговли, сельского хозяйства и горнодобывающей отрасли.

Для удержания позиций в конкурентной борьбе компании должны адаптироваться к новым потребностям рынка и стремительно меняющемуся внешнему окружению. Один из ключевых бизнес-процессов, который требует внимания и оценки — это работа со своим персоналом и взаимодействие с поставщиками, клиентами и подрядчиками.

В рамках решения задач по качественному изменению бизнес-процессов с поставщиками, подрядчиками и клиентами, повышению прозрачности данных и минимизации «человеческого фактора», компании все чаще выбирают решения не только для перевода взаимодействия в электронный формат, а также те сервисы, благодаря которым все связанные процессы можно объединить и автоматизировать в рамках единой платформы с высокой отказоустойчивостью, масштабируемостью и единой поддержкой. Такой подход, по данным TerraLink xDE, позволяет организациям автоматически обрабатывать электронные документы, снизив нагрузку на финансовое подразделение почти в 2 раза, сокращать ошибки персонала при вводе данных вручную, передавать между юридическими лицами документы в среднем за 7 секунд и обеспечивать скорость и гибкость при изменении внешних факторов.

Имея в своем арсенале подобные решения, бизнес становится менее уязвим, когда требуется удаленное подписание и передача документов, соблюдение сроков поставок и отгрузок, а также при взаимодействии с контролирующими органами.

Для поддержки непрерывности процессов компаний, команда разработки TerraLink xDE предлагает бесплатные лицензии сроком на 3 месяца с возможностью продления сроков тестового периода на все сервисы платформы. Лицензии не предполагают ограничений по функционалу и объемам документов. 

Работа с цифровым документом – это просто

Электронный документооборот с контрагентами даёт бизнесу безусловные преимущества перед более консервативными конкурентами: электронные документы доставляются практически моментально и не теряются, и не задерживаются в пути, в отличие от бумажных. Электронные документы будут заверяться электронной подписью в едином интерфейсе и автоматически отправляться контрагентам. Не нужно будет формировать разнородные пакеты бумаг и вручную вводить данные с них в систему. Суть процессов сохранится, но они станут проще и быстрее.

Удаленная работа и подписание документов

Подписание электронных документов гораздо проще чем бумажных. Ответственное лицо может подписать документ из любой точки мира. Для этого ему потребуется Интернет и доступ учетную систему, где настроены эти процессы. Если возможности подключиться к учетной системе у ответственного лица нет, можно передать право подписи документов замещающему сотруднику, который тоже может работать удаленно.

Прозрачность и автоматизация

Автоматизация и перевод основных процессов по работе с документами в цифровой формат помогает уменьшить количество рутинных операций, повысить прозрачность бизнес-процессов. В условиях удаленной работы это дополнительное преимущество, когда у компании пропадает необходимость в специальной организации процесса (докупать принтер сотруднику домой, отправлять курьера и т.п.), ее сотрудники просто продолжают ежедневное взаимодействие по обмену электронными документами. Например, в рамках платформы TerraLink xDE, можно организовать работу и разграничить доступ между бизнес-подразделениями таким образом, что юридический департамент из внутреннего портала продолжит работать с договорами и соглашениями, а финансовая служба – из интерфейса учетной системы со счетами-фактурами, накладными или актами для обеспечения бесперебойности отгрузок, поставок и других ежедневных задач бизнеса. При этом все документы будут храниться в едином электронном архиве компании.

Электронные больничные листы

С 2017 года некоторые компании начали работать с электронными больничными листами. Теперь сотрудник не сможет потерять выданный ему медицинской организацией электронный листок нетрудоспособности, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.).

У работодателей пропадает необходимость обеспечивать сохранность бумажных листков нетрудоспособности – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно с помощью интеграционных сервисов, например, как TerraLink xDE. При проведении Фондом проверок страхователей, им предоставлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.

Переход к цифровому взаимодействию компании с контрагентами делает документооборот простым и прозрачным, а процесс обмена документами — быстрым и надёжным. Выбор правильной платформы и сервисов для создания эффективной цифровой экосистемы ЭДО позволит бизнесу гибко и своевременно реагировать на внешние изменения.

Более подробно c сервисами платформы TerraLink xDE можно познакомиться в видеозаписи вебинара.

Запросить бесплатную лицензию можно, заполнив форму, или по адресу SukhininS@terralink-global.com. 

Запросить