24.02.2016

Юридическая значимость электронных документов — ключ к эффективности бизнес-процессов

Какой прогресс в области ЮЗДО был достигнут в 2015 году?

Самое главное, о чем надо сказать, так это о том, что в 2015 ЮЗДО окончательно и бесповоротно вошел в практику нашего бизнеса. Абсолютное большинство компаний переходят или планируют переход на ЮЗДО. И даже не столь важно почему – то ли их к этому принуждают контрагенты, или же они сами понимают выгоды использования этих технологий.

Также важно отметить – поскольку это основной контингент пользователей компании TerraLink и нам это особенно заметно – наиболее консервативный слой пользователей, а именно, российские дочки западных глобальных компаний, также переходят на ЮСДО в полном соответствии российскими нормами. Не кривляются больше, а начали работать так, как положено у нас в России.

Мне кажется, что это гораздо важнее, чем те или иные новации в регулировании или запуск новых форматов электронных документов. Последнее всегда обречено догонять практические потребности, которые, собственно и формируются благодаря массовому применению бизнесом соответствующих технологий.

Что сейчас больше мешает широкому использованию ЮЗДО - архаичные нормы законодательства или консерватизм пользователей?

Давайте лучше обойдемся без этих журналистских страшилок и развлекалок.

Не каменный век у нас и не 37й год. Внедрение норм законодательства есть не самый быстрый в мире процесс, он всегда будет немного отставать, потому что нормы влияют на многие аспекты деятельности экономики конкретных предприятий. Мы уже рубили бороды вместе с головами, принудительно сажали картошку под угрозой ссылки в Сибирь, а также строили социализм в порядке исполнений директив очередного съезда партии, и с этим пора бы уже завязывать.

Также не надо все сваливать на тупого главного бухгалтера тётю Машу предпенсионного возраста. Дело не в консервативной тёте Маше, а в доступности для бизнеса соответствующих технологий. Увы, называя вещи своими именами, западные технологии не дешевы, а российские – еще не так сильно производительны, масштабируемы и надежны. Не говоря уж о текущей ситуации с курсом национальной валюты и политикой импортозамещения.

Поэтому, я бы сказал, что ЮЗДО у нас внедряется ровно в той мере, в какой его может себе позволить конкретное предприятие. Можно, конечно, было бы поговорить о льготах и прочем для компаний, которые это внедряют, но, предельно понятно, что дальше разговоров это не сильно далеко уйдет.

В каких отраслях и бизнес-процессах ощущается наиболее острая потребность в ЮЗДО?

Понятно, что именно в тех отраслях, где документационно оформленные коммуникации с клиентами особенно интенсивны. По опыту компании TerraLink – это производство товаров массового спроса, розничные сети, операторы мобильной связи. С точки зрения организационной формы – потребность в ЮЗДО наиболее остро ощущается в вертикально интегрированных холдингах, например, в металлургии.

С точки зрения бизнес-процессов – это все, что связано с договорными обязательствами и их исполнением.

Понятно, что есть определенные нюансы для ряда отраслей, в частности, энергетики и производстве алкогольной продукции, на ни смешно это выглядит в перечислении. Но это все вполне решаемые на оперативном уровне вопросы.

Нужна ли юридическая значимость для внутрикорпоративного документооборота?

С моей точки зрения, для большинства задач и большинства применений – однозначно, нет. Идентификатора и пароля пользователя обычно бывает более чем достаточно. Как правило, требование применение ЭП во внутрикорпоративном документообороте проистекает не от юристов, а от сотрудников ИТ-департамента, которые хотят, чтобы всего было побольше и покрасивее. Также надо понимать, что на документообороте все не начинается и не все заканчивается. Надо помнить еще о корпоративной почте, а также, возможно, и о других системах, в которых работают пользователи.

Однако, сказанное – не абсолют. Все зависит от конкретной организации и от конкретной задачи. Я знаю заказчиков, где ЭП принудительно проставлялась на всех документах сотрудников, начиная с определенного уровня послених.

Также есть задачи, которые, видимо, не могут функционировать без ЭП в принципе. Это, в первую очередь, документационное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления крупных и очень крупных компаний.

Необходим ли роуминг между операторами ЮЗДО?

Во-первых, слово роуминг это какая-то бытовуха, которая непонятно как попала в профессиональный оборот. Почему бы средствам массовой информации не внедрять правильные, с профессиональной точки зрения, термины. Это, между нами, называется интерконнект. Или уж роуминг, но это чисто конкретно только для блондинок.

Потребность в интерконнекте проистекает из операторской модели ЮЗДО в России. Это опять наш собственный новый путь в будущее. Как ширина колеи железной дороги. По-моему, в мире больше нигде такого нет. Может быть, именно операторская модель и является главным тормозом внедрения ЮЗДО. Но пока она есть - потребность коммуникаций с контрагентами, которые не входят в сеть твоего оператора, будет оставаться.

Вопрос в том, как это реализовать. А это далеко не так просто, как кажется, имея в виду четырех федеральных и нескольких местных региональных операторов мобильной связи. Да и там все произошло не в один миг.

Ждать у моря погоды бизнес не любит и не будет. Поэтому компания TerraLink предлагает и успешно продвигает на рынок собственное решение, TerraLink xDE, которое интегрирует сервисы операторов ЮЗДО в корпоративную информационную систему. Оно позволяет работать одновременно с технически неограниченным количеством операторов, что, понятно, и есть в собственном смысле слова интерконнект для конкретного заказчика.

А что там будет в будущем - покажет время. Может быть, останется 2 - 3 оператора, а может быть, появятся мета-операторы. Но, пока суть да дело, наши клиенты могут воспользоваться решением TerraLink xDE.

СЭД И ERP – КТО ГЛАВНЫЙ ПО ЧАСТИ ЮЗДО?

Сегодня все вроде бы уже поняли важность и роль систем управления бизнес-контентом в корпоративной информационной системе, но, определенно, в вопросах управления бизнес-документами, приоритетная роль принадлежит именно ERP.

Именно там ведутся основные справочники, рассчитываются значения, которые формируют контент бизнес-документов, и именно там выполняется учет фактов хозяйственной жизни на основании поступивших первичных документов. Из этого вытекает, в частности, необходимость глубокой интеграции ЕСМ- и ERP-систем, и это особенно важно при реализации ЮЗДО.
Глубоко понимая эти вопросы, компания TerraLink в своем решении изначально предусматривала интеграцию с SAP ERP, и в данный момент планирует выпуск коннектора к другим наиболее распространенным в России ERP-системам.

КАК ОБЕСПЕЧИТЬ ДОЛГОСРОЧНОЕ ХРАНЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

До тех пор, пока электронные документы не будут приниматься нашими судами в качестве доказательств, вообще говоря, абсолютно не важно, как и где их хранить. Любой департамент ИТ крупной компании имеет достаточный набор технических средств для того, чтобы эти документы хранились сколь угодно долго в неизменном виде.

Вопрос начинает звучать по-иному, когда осознается потребность не просто хранения, но и оперативного доступа к этим документам. Например, они могут быть нужны бухгалтеру в рамках его текущей работы, для отчетности в контролирующие органы, а также в случаях разнообразных проверок. Поэтому все решения компании TerraLink, включая решения по управлению финансовыми первичными документами, договорами, TerraLink xDE, и все другие, предусматривает хранение бизнес-документов ЮЗДО в промышленных архивных системах от ведущих производителей, а именно, SAP и OpenText. Последнее было, на самом деле, даже не столько следствием наших глубоких партнерских связей с упомянутыми вендорами, но проистекало из особенностей инфраструктуры большинства заказчиков. В ряде случаев, опять-таки, в виду требований заказчика, для хранения бизнес-документов ЮЗДО при внедрении TerraLink xDE, использовалась система IBM ECM (aka FileNet) и даже российский DocsVision.

В частности, в связи с указанными потребностями бизнеса, мы не видим особых выгод для заказчиков в использовании сервисов операторов ЮЗДО по хранению юридически значимых бизнес- и технологических документов, участвующих в обмене. Хотя, понимаем, что на каких-то начальных этапах внедрения ЮЗДО, это может быть полезно и выгодно как "quick win". Использование подобных сервисов операторов лишь формально закрывает требование о долгосрочном хранении документов, но не предоставляет оперативного доступа к ним из транзакций учетной системы. Также можно было бы немного поспекулировать на тему облачного хранения, но это не отменяет главного - потребности в долговременном хранении документов (часто, гораздо более, чем установленные законом 5 лет) в гарантированно неизменном виде, а также оперативного доступа к ним для работы, отчетности и контроля.

Политкорректную версию, опубликованную в журнале PC Week, можно найти по ссылке