Интервью для журнала "Административный директор" о цифровизации офисного пространства

Сегодня многие эксперты дают прогнозы того, каким будет офис будущего. Кто-то предрекает крах open space и возвращение кабинетной системы, другие считают, что офис вообще никому не будет нужен, разве что роботам, которые совсем скоро начнут его более агрессивно осваивать. Как технологии будут взаимодействовать с людьми? Уйдут ли в прошлое привычные всем офисы?

Журнал «Административный директор» попросил Андрея Михайленко, директора по развитию направления инфраструктурных решений компании TerraLink, поделиться своим видением развития рабочего пространства.

Корреспондент: Каким вы видите современный офис?

Андрей Михайленко: На волне глобальной цифровизации, которая все глубже проникает во все технологические, организационные и бизнес процессы, наше рабочее пространство тоже эволюционирует. Офис будущего — это пространство, ориентированное на людей. Это физическая среда, в которой люди и технологии взаимодействуют во все более открытых, взаимосвязанных, скоординированных и интеллектуальных экосистемах. Все элементы в нем взаимосвязаны, включая людей, процессы, услуги и вещи, а вместе они и формируют тот самый цифровой офис, с которым мы войдем в эпоху четвертой промышленной революции (индустрии 4.0).

Прим.: Четвертая промышленная революция (англ. The Fourth Industrial Revolution) — прогнозируемое событие, массовое внедрение киберфизических систем в производство (индустрия 4.0) и обслуживание человеческих потребностей, включая быт, труд и досуг (по данным Wikipedia).

Корр.: Что в первую очередь характеризует цифровой офис?

А.М.: Персонализация, Мобильность и Отзывчивость — вот три ключевых принципа, которые лежат в основе современного цифрового пространства — Офиса 4.0.

Корр.: Расскажите подробнее об этих принципах применительно к офисному пространству и о технологиях, которые их сопровождают.

А.М.: Начну с первого, с персонализации. Прежде всего цифровой офис — это офис, ориентированный на человека, который хочет знать больше о нас. Он моментально узнает тебя при входе — будь то физический доступ в здание или авторизация при входе в корпоративные системы. Он собирает и анализирует данные о сотрудниках и посетителях, их передвижениях по офису, пользовательских предпочтениях и рабочих привычках. Все это стало возможным благодаря развитию биометрических технологий, средств многофакторной аутентификации и внедрению систем позиционирования (определение местоположения). Здесь широко задействованы инструменты аналитики, включая видеоаналитику поведения сотрудников и посетителей в здании, аналитику загрузки офисного пространства, а также учет и аналитику рабочего времени сотрудников.

Персонализация открывает нам новые возможности, как сделать офис более удобным, комфортным и, что не менее важно, безопасным. Биометрические технологии упрощают и ускоряют процесс авторизации сотрудников, отпадает необходимость использования карт доступа, которые можно забыть или потерять. Актуальная информация о местонахождении сотрудников позволяет быстро эвакуировать персонал в случае опасности. Анализируя данные о перемещениях, можно понять, какие зоны в офисе более востребованы, и сконфигурировать пространство таким образом, чтобы всем было удобно. Например, если мы видим, что переговорные на 8–12 человек заняты одним человеком, — это сигнал, что офису не хватает зон для уединенной работы, а выделенное пространство используется нерационально.

Следующий принцип — мобильность. Говоря о гибкости и мобильности, так называемой концепции BYOD (Bring Your Own Device), мы хорошо понимаем, что современные пользователи уже не сидят на одном месте, у них гибкий график, они работают, когда и где им удобно. Предпочитают использовать свои персональные смартфоны, ноутбуки и прочие гаджеты для работы. Цифровой офис же обеспечивает равные возможности для всех пользователей. Легкость и безопасность подключения в любое время и из любой точки, выбор удобного места для индивидуальной и совместной работы, мгновенное подключение к конференции без кучи проводов и переходников — все это реализуется за счет целого комплекса решений цифрового офиса. Он включает в себя и сети Wi-Fi высокой плотности, и технологии мобильного и удаленного доступа.

Здесь мы используем платформы унифицированных коммуникаций, решения для бронирования рабочих мест и переговорных, беспроводные системы для презентаций и совместной работы, а также технологии Follow Me и мобильной печати. Все это дает возможность гибко и оперативно трансформировать наш офис под меняющиеся условия работы — быстро перераспределять и оптимизировать ресурсы, формировать проектные команды, организовывать удаленный режим работы и при этом не терять общую производительность и эффективность взаимодействия.

Ну и третий принцип, который я выделяю, это отзывчивость. Отзывчивое рабочее пространство означает, что офис больше не представляется нам пассивно враждебным местом, принуждающим сотрудников подстраиваться под него. Цифровой офис сам приспосабливается к потребностям своих обитателей. Он оснащен тысячами датчиков и сотнями приложений, интеграция которых дает тот самый синергетический эффект, который позволяет сделать наше взаимодействие наиболее комфортным. Среди технологий, которые позволяют нам наиболее полно реализовать этот принцип, — персональные и групповые системы видео-конференц-связи, персонализация настроек климата и освещения, цифровые ассистенты и чат-боты, системы протоколирования встреч и совещаний.

Безусловно, мы говорим здесь и о единой авторизации для всех офисных систем, и о системах интегрированного управления. Интеграция различных систем и технологий предоставляет дополнительные удобства сотрудникам, экономя время и ресурсы компании. Так, для организации встречи в офисе сотруднику достаточно забронировать переговорную из Outlook или прямо с мобильного, и в назначенное время помещение будет полностью готово к работе. Климатические системы и свет будут переведены на оптимальный режим, презентационное оборудование включено, а система видео-конференцсвязи автоматически пригласит удаленных участников встречи. Подключить ноутбук и вывести презентацию на экран можно будет нажатием буквально одной кнопки, а по итогам встречи всем автоматически будет разослан протокол совещания в виде транскрипции речи. И это еще далеко не все, что может предложить отзывчивый офис.

Корр.: Посоветуйте нашим читателям, с чего начать переход к Офису 4.0?

А.М.: С развитием цифровых технологий нам открывается все больше возможностей для усовершенствования современных офисных пространств. Однако чтобы увязать действующие системы с новыми сервисами, выбрать оптимальную конфигурацию и понять, какие технологии помогут усовершенствовать бизнес-процессы, рекомендую начинать с разработки концепции цифрового офиса. Заранее изучить и протестировать вышеупомянутые технологии, следить за их развитием, появлением новых. В TerraLink много решений, которые помогут сделать ваш офис не только технически совершенным, но и комфортным для сотрудников и всего бизнеса в целом.

Учитывая, какую роль могут играть цифровые технологии в современном офисе, к разработке концепции необходимо подключать как минимум три категории участников: команду заказчика, которая понимает, как устроены процессы в компании и что из технологий может быть востребовано и поможет повысить эргономику и эффективность офиса; архитекторов, которые помогут правильно структурировать офисное пространство с учетом современных подходов (Agile, Activity-based work, командное взаимодействие и т. д.), и комплексного интегратора, такого как наша компания TerraLink, который предложит технологические решения, максимально подходящие под ваши задачи.

Интервью опубликовано в журнале "Административный директор"