Офисная цифровизация или что такое Офис 4.0.?

Привычные всем нам офисы с кабинетами или open space с перегородками уходят в прошлое. На волне глобальной цифровизации, которая все глубже проникает во все технологические, организационные и бизнес-процессы, наше рабочее пространство тоже эволюционирует. О том, какие технологии будут лежать в основе современных офисных пространств, рассказывает Андрей Михайленко, директор по развитию направления инфраструктурных решений компании TerraLink.

Офис будущего – это пространство, ориентированное на людей. Это физическая среда, в которой люди и технологии взаимодействуют во все более открытых, взаимосвязанных, скоординированных и интеллектуальных экосистемах. Все элементы в нем взаимосвязаны, включая людей, процессы, услуги и вещи, а вместе они и формируют тот самый цифровой офис.

Персонализация, Мобильность и Отзывчивость – вот три ключевых принципа, которые лежат в основе современного цифрового пространства - Офиса 4.0.

Персонализация

Офис, ориентированный на человека, хочет знать больше о нас. Он моментально узнает тебя при входе – будь то физический доступ в здание или авторизация при входе в корпоративные системы. Он собирает и анализирует данные о сотрудниках и посетителях, их передвижениях по офису, пользовательских предпочтениях и рабочих привычках.

Технологии:

• Биометрические системы
• Системы многофакторной аутентификации
• Системы позиционирования (определения местоположения)
• Аналитика загрузки офисных пространств
• Видеоаналитика поведения сотрудников и посетителей
• Учет и аналитика рабочего времени

Такая персонализация открывает новые возможности, как сделать офис более удобным, комфортным и, что не менее важно, безопасным. Биометрические технологии упрощают и ускоряют процесс авторизации сотрудников, отпадает необходимость использования карт доступа, которые можно забыть или потерять.

Актуальная информация о местонахождении сотрудников позволяет быстро эвакуировать персонал в случае опасности. Анализируя данные о перемещениях, можно понять, какие зоны в офисе являются более востребованы и сконфигурировать пространство таким образом, чтобы всем было удобно. Например, если мы видим, что переговорные на 8-12 чел заняты одним человеком – это сигнал, что офису не хватает зон для уединенной работы, а выделенное пространство используется не рационально.

Мобильность

Современные пользователи не сидят на одном месте, у них гибкий график, они работают, когда и где им удобно. Предпочитают использовать свои персональные смартфоны, ноутбуки и прочие гаджеты для работы. Цифровой офис обеспечивает равные возможности для всех пользователей.

Легкость и безопасность подключения в любое время и из любой точки, выбор удобного места для индивидуальной и совместной работы, мгновенное подключение к конференции без кучи проводов и переходников – все это реализуется за счет целого комплекса решений цифрового офиса.

Технологии

• Сети WiFi высокой плотности
• Системы бронирования рабочих мест и переговорных
• Беспроводные системы для презентаций и совместной работы
• Платформа унифицированных коммуникаций
• Системы мобильного и удаленного доступа
• Follow Me печать и мобильная печать

Все это дает возможность гибко и оперативно трансформировать наш офис под меняющиеся условия работы - быстро перераспределять и оптимизировать ресурсы, формировать проектные команды, организовывать удаленный режим работы и при этом не терять общую производительность и эффективность взаимодействия.

Отзывчивое рабочее пространство

Офис больше не представляется нам пассивно враждебным местом, принуждающим сотрудников подстраиваться под него. Цифровой офис сам приспосабливается к потребностям своих обитателей. Он оснащен тысячами датчиков и сотнями приложений, интеграция которых дает тот самый синергетический эффект, который позволяет сделать наше взаимодействие наиболее комфортным.
 

Технологии

• Персонализация настроек климата и освещения
• Цифровые ассистенты и чат-боты
• Системы протоколирования встреч и совещаний
• Единая авторизация для всех офисных систем
• Системы интегрированного управления

Интеграция различных систем и технологий предоставляют дополнительные удобства сотрудникам, экономя время и ресурсы компании. Так, для организации встречи в офисе сотруднику достаточно забронировать переговорную из Outlook или прямо с мобильного, и в назначенное время помещение будет полностью готово к работе. 

Климатические системы и свет будут переведены на оптимальный режим, презентационное оборудование включено, а система видеоконференцсвязи автоматически пригласит удаленных участников встречи. Подключить ноутбук и вывести презентацию на экран можно будет нажатием буквально одной кнопки, а по итогам встречи всем автоматически будет разослан протокол совещания в виде транскрипции речи. И это еще далеко не все, что может предложить отзывчивый офис.

---

С развитием цифровых технологий нам открывается все больше возможностей для усовершенствования современных офисных пространств. Однако, чтобы увязать действующие системы с новыми сервисами, выбрать оптимальную конфигурацию и понять, какие технологии помогут усовершенствовать бизнес-процессы, рекомендуем начинать с разработки концепции цифрового офиса.

Посмотреть и протестировать в работе некоторые из упомянутых выше технологий можно будет 8 октября 2020 на стенде компании TerraLink в рамках выставки Business & Design Dialogue.

Статья опубликована на портале OfficeNext